Saat 17:45. Telefonda üç mesaj var: biri "Bu hafta 19:00 olur mu?" diye soruyor, biri yarınki 18:30 kontrolünü 19:30'a almak istiyor, biri de ilk görüşme için "mesaiden sonra" yazmış. Aynı gün sabah 10:00 ile 13:00 arası takviminizde tek bir randevu yoktu.
Kendi ofisinde çalışan diyetisyenlerin çoğu bu dengesizliği yaşar. Danışanların büyük kısmı ofiste ya da mağazada çalışıyor, tartıya çıkmak için ancak iş çıkışı gelebiliyor. Siz de akşamı uzattıkça uzatıyorsunuz, eve 21:30'da dönüyorsunuz ve gündüz saatleri boşa gidiyor.
Çözüm akşamı kapatmak değil, akşamı bilerek dağıtmak. Aşağıda bunun için sırayla yapılabilecek işler var: talebi saymak, akşam saatini hangi görüşmeye vereceğinize karar vermek, online kontrolü ve sabah saatlerini devreye sokmak.
Akşam talebini önce sayın
"Herkes akşam istiyor" hissi çoğu zaman doğrudur ama ne kadar doğru olduğunu bilmeden kural koyamazsınız. Son dört haftanın randevularını açın ve her randevunun başlangıç saatini bir kağıda çetele olarak yazın. Bir de ayrı sütun açın: danışanın ilk istediği saat ile sonunda verilen saat aynı mı?
Örneğin bir hafta şöyle çıkabilir: sabah saatlerinde birkaç randevu, öğleden sonra biraz daha fazla, 17:00'den sonra ise birden yükselen bir talep. Bu tabloyu görünce iki şey netleşir. Akşamın gerçekte kaç kişiye yetmediği ve hangi saatin hiç istenmediği.
Sayarken danışanları da ikiye ayırın. Bir grup gerçekten 18:00'den önce çıkamıyor: vardiyalı çalışan, plaza mesaisi olan, çocuğunu okuldan alıp işe dönen. Öbür grup akşamı sadece alışkanlıkla istiyor; ev hanımları, emekliler, serbest çalışanlar, üniversite öğrencileri bunların içinde sık çıkar. İkinci grup için gündüz saat önermek çoğu zaman bir cümleyle çözülür.
Akşam saatini kısa görüşmelere ayırın
Akşam saatleri sınırlıdır, o yüzden her dakikası daha çok danışana yetmeli. İlk görüşme genelde uzun sürer: anamnez alınır, ölçüm yapılır, beslenme alışkanlıkları konuşulur, program anlatılır. Bir ilk görüşmenin süresine akşam iki kontrol sığabilir.
Bu yüzden pek çok diyetisyen şu ayrımı yapar:
- İlk görüşmeler gündüz, öğle arası ya da cumartesi sabahı yapılır.
- Hafta içi 18:00 sonrası sadece kontrol ölçümü ve kısa kontrol görüşmesi alınır.
- Akşam son randevu belli bir saatte biter, sonrası kapatılır.
İlk görüşme için yeni danışana "akşam yok" demek zor gelebilir. Burada şunu hatırlatmak işe yarar: ilk görüşme bir kez olur, danışan bir gün izin alabilir ya da cumartesi gelebilir. Kontrol ise iki haftada bir tekrarlanır ve asıl akşamı isteyen odur. Yeni danışana "İlk görüşmemiz bir saat sürüyor, bunu cumartesi 10:00'da yapalım, sonraki kontrolleriniz akşam olur" demek çoğu kişiye mantıklı gelir.
Akşamın sonunu takvimde kapatmak da ayrı bir iş. Defterde "en son 20:00" diye kendinize söz verirsiniz ama biri 20:30 istediğinde hayır demek zorlaşır. Planla gibi bir programda çalışma saatini 20:00'de bitirip sonrasını zaman bloklamayla kapattığınızda o saat randevu sayfasında hiç görünmez, pazarlık da başlamaz.
Akşam yerini kime vereceğinize karar verin
Akşam yerleri azsa bir sıra kuralınız olmalı. Kural yoksa yeri ilk mesaj atan alır, gerçekten başka saati olmayan danışan ise boşta kalır. Kuralın danışana söylenebilecek kadar basit olması gerekir.
Sabit akşam saatleri için bir sınır koyun. Örneğin her akşamın dört yerinden üçü sabit kontrollere, biri o haftanın değişen talebine kalsın. Hepsini sabitlerseniz yeni danışana ya da ertelenen kontrole yer kalmaz ve ilk iptalde takvim karışır.
Sabit saati olan danışan için randevuyu her seferinde elle yazmak hem zaman alır hem unutulur. Planla'da tekrarlayan randevu bir kez kurulur, sonraki haftalar kendiliğinden açılır; iki haftada bir gelen kontrol danışanını salı 18:30'a bir kez yazarsınız, o saat başka birine verilmez.
Online kontrolü akşamın yükünü almak için kullanın
Her kontrolün ofiste yapılması gerekmez. Programı oturmuş, evinde tartısı olan, ölçümünü fotoğrafla ya da mesajla gönderebilen danışan için online kontrol akşam yerini boşaltır. Danışan da trafiğe girmeden, evden on beş dakika ayırarak görüşür.
Bir düzen şöyle olabilir: ayda bir ofiste ölçüm, arada online kontrol. Böylece aynı danışan ayda iki kez akşam ofise gelmek yerine bir kez gelir. Akşam ofiste yapılacak işler, gerçekten tartı ve mezura gerektiren ölçümler olur.
Online görüşmeleri de akşamın içine sıkıştırmayın. Ofis kapandıktan sonra 20:00-21:00 arasında iki üç online kontrol almak, yüz yüze akşam randevusunu uzatmaktan daha kolaydır; ofisten çıkmış, toparlanmış olursunuz. Ama bunu da bir sınırla yapın, yoksa akşam mesainiz evde devam eder.
Sabah erken ve öğle arası saatleri açın
Çalışan danışanın tek seçeneği akşam değildir. Bazıları işe gitmeden 08:00'de ya da öğle arasında 12:30'da gelebilir, sadece bu saatlerin var olduğunu bilmez. Takviminiz 10:00'da açılıyorsa sabah gelecek danışana zaten yer yoktur.
Haftada bir iki gün ofisi 08:00'de açmayı deneyin. Diyelim ki salı ve perşembe 08:00-09:30 arası üç kontrol yeri açtınız; akşam isteyenlerden birkaçı buraya geçer. Sabah ölçümü danışanlar için de çoğu zaman daha rahattır, aç karnına tartıya çıkmak isteyen danışan bunu kendisi tercih eder.
Öğle arası saatleri ofise yakın çalışan danışanlar için iyidir. Ofisiniz bir iş merkezinin yakınındaysa 12:00-14:00 arasını kısa kontrollere ayırın. Kendi öğle molanızı da kaydırarak koruyun: 14:00'te yarım saat kapatmak, hiç mola vermemekten iyidir.
Bunu duyurmayı unutmayın. Akşam saat isteyen danışana "Akşam bu hafta dolu, perşembe 08:15 ya da 12:30 olur mu?" diye iki somut seçenek sunmak, "Akşam yok" demekten çok daha fazla randevu getirir.
Danışanın uygun saatini kartına yazın
Akşam düzeni kurulunca bir sorun daha çıkar: kim hangi saate gelebilir, bunu aklınızda tutmaya çalışırsınız. Asistanınız varsa o hiç bilmez. Danışan aradığında "Siz sabah gelebiliyordunuz değil mi?" diye sormak hem vakit alır hem danışana özensizlik gibi görünür.
Her danışanın kartına uygun saatini kısa bir notla yazın. "Hafta içi 18:30 sonrası", "Salı ve perşembe sabah 08:00 olur", "Cuma online tercih" gibi. Bir kontrol ertelendiğinde ya da akşam bir yer açıldığında kime haber vereceğinizi bu notlardan bulursunuz.
Planla'da bu not danışan kartındaki notlar alanında durur, geçmiş randevular ve paketten kalan görüşme de aynı ekrandadır. Akşam bir iptal olduğunda karta bakıp o saate gelebilecek danışanı birkaç dakikada bulursunuz.
Sık Sorulan Sorular
Akşam randevusuna ek ücret almak doğru mu?
Bazı diyetisyenler 19:00 sonrası için farklı ücret uygular, bazıları uygulamaz. Uygulayacaksanız bunu yeni danışana baştan söyleyin ve mevcut danışanlara geçiş için zaman tanıyın. Çoğu zaman ücret farkından çok, akşam yerinin kontrollere ayrılması ve sınırlı olması talebi dengeler.
Cumartesi çalışmak akşamın yükünü azaltır mı?
Azaltır, özellikle ilk görüşmeler için. Cumartesi sabahını ilk görüşmelere ayırdığınızda hafta içi akşamları kısa kontrollere kalır. Pazartesi ya da başka bir günü yarım gün yaparak haftalık çalışma sürenizi dengeleyebilirsiniz.
Akşam sabit saati olan danışan sürekli iptal ederse ne yapmalı?
İki üç kez üst üste iptal eden danışanın sabit saatini kaldırın ve o haftanın boş yerlerinden almasını isteyin. Sabit akşam saati, düzenli gelen danışan için ayrılmış bir yerdir. Bunu ilk görüşmede kuralınızın bir parçası olarak anlatırsanız sonradan konuşmak kolaylaşır.
Online kontrolü istemeyen danışanı zorlamalı mıyım?
Hayır. Bazı danışanlar ofise gelip tartıya çıkmadan motivasyonunu kaybeder, onlar için yüz yüze kontrol programın parçasıdır. Online kontrolü, evden ölçüm yapabilen ve programı oturmuş danışanlara seçenek olarak sunun.
Bu hafta yapılacak ilk iş belli: son dört haftanın randevu saatlerini çetele olarak sayın, akşam isteyen danışanları gerçekten çıkamayanlar ve alışkanlıkla isteyenler diye ayırın, ikinci gruba önümüzdeki kontrol için iki somut gündüz saati önerin.
