Salı sabahı 10:00'da ilk görüşmeye gelen danışan, sağlık geçmişini anlatırken saat 10:45'i buldu. Takvimde 10:45'e bir kontrol yazılıydı ve o danışan bekleme koltuğunda telefonuna bakıyordu. Öğleden sonra tam tersi oldu: 30 dakikaya yazdığınız iki kontrol 15'er dakikada bitti, aralarda boş oturdunuz.
Bu kaymanın büyük kısmı takvimdeki sürelerden gelir. Birçok diyetisyen ofisi açarken her randevuya aynı süreyi verir, genelde 30 ya da 45 dakika, sonra gün içinde bunu kafasında düzeltmeye çalışır. Oysa ilk görüşme, kontrol, online görüşme ve ölçüm birbirinden çok farklı uzunlukta işlerdir.
Takvim bu farkı bilirse gün planladığınız saatte biter. Bilmezse her gün aynı yerden taşar.
Her görüşmeye aynı süreyi vermek nereden bozulur
Tek süre kullanınca iki ayrı kayıp olur. Uzun işler sonraki randevunun üstüne biner, kısa işler arkalarında boşluk bırakır. İkisi aynı günde yaşanınca akşam "bugün takvim doluydu" dersiniz, ama hem geç çıkmış hem de arada boş beklemişsinizdir.
Online randevu sayfası açtıysanız durum biraz daha karışır. Danışan sayfada boş görünen saati alır. Sistem kontrolün 20 dakikada bittiğini bilmiyorsa o saati 45 dakika kapatır ve araya bir randevu daha sığmaz. İlk görüşmenin bir saat sürdüğünü bilmiyorsa arkasına hemen bir kontrol yerleştirir.
Asistanla çalışıyorsanız bir sorun daha çıkar. Asistan telefonda randevu verirken sizin kafanızdaki "bu aslında uzun sürer" bilgisini göremez, takvimde ne yazıyorsa ona bakar.
İlk görüşme: çoğu ofiste 60 dakika
İlk görüşmede yapılan işleri tek tek yazınca süre kendiliğinden çıkar. Sıralama ofisten ofise değişse de çoğunda şunlar vardır:
- karşılama ve danışan formunun okunması
- sağlık geçmişi, kullanılan ilaçlar, tahliller ve alerjiler
- yeme alışkanlığı, iş düzeni, uyku ve hareket
- boy, kilo ve vücut analizi ölçümü
- hedefin konuşulması ve ilk planın anlatılması
- kontrol aralığı, paket ve ödeme
Diyelim ki form için 5, sağlık geçmişi için 15, alışkanlıklar için 15, ölçüm için 10, plan için 10, ödeme ve sonraki randevu için 5 dakika harcıyorsunuz. Toplam 60 dakika eder. Formu danışana randevudan önce gönderiyorsanız ilk 5 dakika kısalır ama sağlık geçmişi kısmı genelde uzar, çünkü formda yazanları tek tek sorarsınız.
Bazı danışanlar bu ortalamanın dışında kalır. Bir çanta tahlil sonucuyla gelen, tiroit ya da insülin direnci tanısı olan, hamilelikte gelen danışanla görüşme rahatça 75-90 dakikayı bulur. Bunlar için takvimde ayrı bir hizmet açmak, örneğin "Kapsamlı İlk Görüşme", her seferinde araya sıkıştırmaktan daha kolaydır. Asistanınız telefonda "Elinizde yeni tahlil var mı, bir tanınız var mı" diye sorup doğru hizmeti seçebilir.
Planı aynı gün mü verdiğiniz de süreyi değiştirir. Listeyi görüşmede birlikte yazıyorsanız 60 dakika az gelebilir. Planı iki gün sonra mesajla gönderiyorsanız görüşme kısalır, ama o hazırlık süresini de haftanın bir yerine koymanız gerekir.
Kontrol randevusu: ilk kontrol ile sonrakiler aynı uzunlukta değil
İlk haftanın sonunda gelen danışanın anlatacağı çok şey olur. Kahvaltıyı neden atladığını, iş yemeğinde ne yaptığını, hangi öğünün ona ağır geldiğini anlatır, siz de planı düzeltirsiniz. Bu görüşme çoğu zaman 30 dakika sürer.
Üçüncü, dördüncü kontrolde iş oturmuştur. Tartı, ölçüm, kısa bir konuşma ve yeni haftanın değişiklikleri 15-20 dakikada biter. Bu iki görüşmeyi takvimde aynı hizmet olarak tutmak, ya ilk kontrolde taşmanıza ya da sonrakilerde boş kalmanıza yol açar. "İlk Kontrol" ve "Kontrol" diye iki ayrı hizmet tanımlamak bu sorunu kendiliğinden çözer.
Bir de istisna var: kilo vermeyen, morali bozuk gelen danışan 20 dakikada çıkmaz. Bunu genelde bir önceki görüşmede sezersiniz. O danışanın bir sonraki kontrolünü uzun hizmetle açmak, kapıda "biraz daha konuşabilir miyiz" dediğinde sizi sıkıştırmaz.
Paketin son görüşmesi de uzundur, çünkü bakım dönemini ve devam edip etmeyeceğini konuşursunuz. Paketi bitecek danışanın son randevusuna 30 dakika vermek yeterlidir.
Online görüşmede bağlantı payı
Online kontrol yüz yüze kontrolden kısa görünür, çünkü ölçüm yoktur. Pratikte ilk 3-5 dakika ses, kamera ve bağlantıyla geçer. Danışan tartının fotoğrafını göndermeyi unutmuştur, onu bekler ya da ölçüleri ekrandan okursunuz.
Bu yüzden online kontrole yüz yüze kontrolden 5 dakika fazla vermek daha gerçekçidir. Yüz yüze kontrol 20 dakikaysa online kontrol 25 dakika olur. Online ilk görüşme ölçüm içermediği için 45-50 dakikada biter, ama danışanın kendi ölçtüklerini dinlemek ve fotoğraflara bakmak biraz zaman alır.
Online görüşmeleri günün bir bloğunda toplamak da işe yarar. Öğleden sonra 14:00-16:00 arasını online görüşmeye ayırırsanız iki yüz yüze danışan arasında kulaklık takıp çıkarmazsınız, bilgisayarın başından kalkıp tartıya gitmezsiniz.
Gerçek süreyi bir haftada ölçmek
Tahmin edilen süre ile gerçek süre arasında çoğu zaman fark vardır. Bunu görmenin en kolay yolu bir hafta boyunca her görüşmenin başladığı ve bittiği saati yazmaktır. Masanızdaki deftere ya da telefonun not uygulamasına "10:05 - 10:22, kontrol" yazmak yeterlidir.
Hafta sonunda kayıtları görüşme türüne göre ayırın ve her türün ortalamasını çıkarın. Sonra takvimde yazan süreyle karşılaştırın. Fark çoğu zaman tek bir yerde toplanır: ya kontroller sandığınızdan kısadır ya da ilk görüşmeler sandığınızdan uzundur.
Yeni süreyi belirlerken en uzun görüşmeyi değil, ortalamanın biraz üstünü esas alın. Kontrolleriniz 16, 18, 22 ve 19 dakika sürmüşse 20 dakika iyi bir rakamdır. 35 dakikalık tek bir uzun kontrol yüzünden bütün kontrolleri 35 dakikaya çıkarırsanız haftanın büyük kısmında boş beklersiniz.
Aralara pay koymak ve günü yerleştirmek
Görüşme bittiğinde iş bitmez. Danışan kartına not yazarsınız, vücut analizi cihazını sıfırlarsınız, bir bardak su içersiniz. Bu 5 dakika takvimde yoksa her randevu bir öncekinin notlarını yazmadan başlar ve akşam not yazmaya oturursunuz.
Payı iki şekilde koyabilirsiniz. Ya hizmet süresinin içine katarsınız (kontrol 20 dakika sürüyorsa 25 dakika olarak tanımlarsınız) ya da yalnızca uzun görüşmelerin arkasına 10 dakikalık bir boşluk bırakırsınız. Kontrol günlerinde ilki, ilk görüşme yoğun günlerde ikincisi daha rahat olur.
Günün sırası da süre kadar işe yarar. İlk görüşmeleri günün başına ya da öğle arasından hemen sonrasına koyun; taşarsa arkasında kontrol değil mola olur. Kontrolleri ard arda dizin, 20'şer dakikalık bloklar halinde akarlar.
Planla kullanıyorsanız her hizmetin süresini ve ücretini ayrı tanımlarsınız; online randevu sayfasındaki boş saatler de bu sürelere göre hesaplanır. Danışan 20 dakikalık kontrolü seçtiğinde sayfa 20 dakikalık boşlukları gösterir, ilk görüşmeyi seçtiğinde bir saatlik boşlukları. Öğle arasını ve not yazma payını zaman bloklama ile kapatırsanız o saatlere kimse randevu alamaz.
Süreyi danışana söylemek de takvimi korur. "İlk görüşmemiz yaklaşık bir saat sürüyor, tahlilleriniz varsa yanınızda getirin" diyen danışan öğle arasında koşarak gelip 30 dakika sonra çıkmaya çalışmaz. Kontrol danışanına da "Kontrolümüz 20 dakika" demek, kapıda uzayan sohbetleri kısa tutmanıza yardım eder.
Sık Sorulan Sorular
İlk görüşmeyi 45 dakikaya indirmek mümkün mü?
Formu randevudan önce doldurtuyor ve planı sonradan mesajla gönderiyorsanız mümkündür. Sağlık geçmişini ve alışkanlıkları formdan önceden okuyup görüşmede yalnızca eksikleri sorarsınız. Planı görüşmede birlikte yazıyorsanız 45 dakika çoğu danışan için yetmez.
Kontrol danışanı uzun konuşmak isterse ne yapmalı?
Arkada bekleyen biri varsa konuyu kısaca dinleyip "Bunu bir sonraki görüşmede rahatça konuşalım" demek en temiz yoldur. Bir sonraki kontrolünü uzun hizmetle açar, kartına konuyu not edersiniz. Böylece danışan geçiştirildiğini düşünmez, siz de günü kaydırmazsınız.
Paket danışanlarına ayrı süre gerekir mi?
Paket içindeki kontroller tek tek kontrol randevusundan farklı değildir, aynı süre yeter. Fark paketin ilk ve son görüşmesindedir. İlk görüşme ve ilk kontrol uzun, paketi kapatan son görüşme 30 dakika olarak planlanırsa aradaki kontroller kısa kalabilir.
Süreleri değiştirmeye nereden başlamalı?
Bu haftadan başlayın: her görüşmenin başlangıç ve bitiş saatini yazın, cuma akşamı türlere göre ortalamaları çıkarın. Önümüzdeki haftanın yeni randevularını güncel sürelerle verin, zaten alınmış randevulara dokunmayın. İki hafta sonra günün hâlâ taştığı saatlere bakıp yalnızca o hizmetin süresini 5 dakika oynatın.
