Salı akşamı Instagram'dan yazan bir danışan perşembe 10:00'a ilk görüşme alıyor. Ölçüm cihazını hazırlıyorsunuz, 60 dakikalık yeri ona ayırıyorsunuz, aynı saati soran başka birine de "o saat dolu" diyorsunuz. Perşembe 10:00 geliyor, danışan gelmiyor ve mesajlara dönmüyor.
Kontrolü kaçıran danışan çoğu zaman tanıdığınız biridir. Arar, kusura bakmayın der, yeni gün alır. İlk görüşmede durum farklı. Sizi henüz tanımayan biri için randevu pek bağlayıcı durmaz; üç diyetisyene birden yazıp ilk cevap verene gitmiş de olabilir.
Kapora bu boşluğu ciddi ölçüde azaltır. Tutarı, iade kuralı ve istenme şekli iyi kurulmazsa da danışanı daha ilk mesajda kaçırabilir. O yüzden üçünü baştan netleştirmek gerekir.
Kapora hangi randevularda istenir
Her randevuya kapora koymanız gerekmez. Paketini peşin ödemiş, iki haftada bir tartıya çıkan danışandan kontrol için ayrıca para istemek ilişkiyi zorlar. Üstelik o danışanın randevuyu kaçırma ihtimali zaten düşüktür.
Kaporanın en çok işe yaradığı randevular şunlardır:
- Instagram'dan, Google'dan ya da bir tanıdık tavsiyesiyle gelen yeni danışanın ilk görüşmesi
- Online danışmanlığın ilk görüşmesi (ekrana bağlanmayan danışan için de saati boş tutuyorsunuz)
- Cumartesi sabahı ya da iş çıkışı 18:00 sonrası gibi herkesin istediği saatler
- Daha önce iki kez haber vermeden gelmemiş danışanın yeni randevusu
Kapora istediğiniz randevuları bir kez belirleyin ve hepsine aynı şekilde uygulayın. Bir danışandan isteyip ötekinden istemediğinizde, iki danışan aynı arkadaş grubundan çıktığında bunu fark eder ve size sorar.
Kontrol randevularında kapora yerine bir gün önce giden hatırlatma mesajı genelde yeter. Paket danışanı gelmediğinde konuşulacak şey, o görüşmenin paketten düşüp düşmeyeceğidir. Bu da iptal kuralınızın konusudur, kaporanın değil.
Tutarı belirlerken neye bakılır
Kapora tutarında iki şeyi tartarsınız: danışan bu parayı kaybetmeyi dert eder mi, ilk mesajda bu rakam onu ürkütür mü. Diyelim ki ilk görüşme ve ölçüm ücretiniz 1.500 TL. Örneğin 300-500 TL arası bir kapora çoğu danışana makul gelir, kalan tutar görüşmede ödenir.
Online danışmanlıkta işler biraz farklıdır. Görüşme bittikten sonra ödeme istemek hem tuhaf kaçar hem de unutulur. Birçok diyetisyen online ilk görüşmenin ücretinin tamamını randevu alınırken ister. Danışan da buna şaşırmaz, çünkü internetten aldığı başka hizmetlerde de önce öder.
Rakamı yuvarlak tutun. 437 TL gibi bir tutar akılda kalmaz, 500 TL kalır. Bir de şunu her mesajda açık yazın: kapora görüşme ücretinden düşülür, ek bir ücret sayılmaz. Bunu yazmadığınızda danışan "1.500 TL artı 500 TL mi?" diye sorar, siz de aynı açıklamayı her gün yeniden yaparsınız.
Asistanla çalışıyorsanız tutarı ve hangi randevularda istendiğini ona yazılı verin. Telefonda "bu sefer kapora almayalım" diye kendi kararını veren bir asistan, kuralı birkaç hafta içinde fiilen kaldırmış olur.
İade kuralını iki cümleye sığdırmak
Kaporayı sorun çıkaran şey çoğu zaman tutar olmaz, kuralın belirsiz kalmasıdır. Danışan iptal ettiğinde ne olacağını o an düşünürseniz her danışana başka bir şey söylersiniz. Asistanınız varsa o da üçüncü bir şey söyler.
Kuralınızı danışanın okuyabileceği kadar kısa yazın. Örneğin: "Randevudan 24 saat öncesine kadar haber verirseniz kaporanız iade edilir ya da başka bir güne aktarılır. Daha geç iptallerde ve gelinmeyen randevularda kapora iade edilmez."
Bu kuralın içinde kendinize bırakacağınız birkaç pay da olsun:
- İade yerine aktarmayı önerin. Para geri gittiğinde danışan da gider; kapora yeni bir güne aktarıldığında danışan büyük ihtimalle gelir.
- Ateşi çıkan, çocuğu hastalanan danışana ilk seferde esnek davranın ve bunu karta not edin. İkinci seferde kural işler.
- Aynı gün içinde saat değiştirmek isteyeni iptal saymayın, kaporasını yeni saate taşıyın.
- Kuralı ilk mesajda, ödeme bilgisini verdiğiniz anda yazın. Sonradan söylenen kural danışana haksızlık gibi gelir.
Danışana kaporayı nasıl söylersiniz
Kaporayı "gelmeyenler oluyor da" diye açıklamak, danışana ona güvenmediğinizi söylemek gibi durur. Daha rahat bir anlatım şudur: bu saati sadece onun için ayırıyorsunuz, ölçümü hazırlıyorsunuz, o saate başkasını almıyorsunuz. Kapora da bu ayrılmış saatin karşılığıdır.
Mesajda saati, süreyi, ücreti, kapora tutarını ve iade kuralını bir arada verin. Danışan bunları ayrı ayrı sormak zorunda kalırsa yazışma uzar ve arada başka bir diyetisyene yazar. Instagram'da ya da WhatsApp Business'ta bu metni hazır yanıt olarak kaydedin, her seferinde sadece gün ve saati değiştirin.
"Gelemezsem ne olacak?" sorusu kötü bir işaret sayılmaz. Bunu soran danışan genellikle randevuyu ciddiye alıyordur. Cevabı sakin ve net verdiğinizde ödemeyi de çoğunlukla aynı akşam yapar.
Telefonda randevu verirken de aynı sırayı izleyin: gün, saat, ücret, kapora, kural. Konuşma biter bitmez ödeme bağlantısını ya da hesap bilgisini mesajla gönderin. "Akşam atarım" diyen danışana saati ancak belli bir saate kadar tuttuğunuzu kibarca söyleyin.
Kaporayı IBAN yerine kartla almak
IBAN ile kapora almanın gizli bir işi vardır. Danışana hesap numarasını yazarsınız, dekont beklersiniz, gelen parayı hangi danışanın gönderdiğini eşleştirirsiniz. "Attım" deyip atmayan da olur; siz o arada saati onun için tutmaya devam edersiniz. Gece 23:00'te gelen dekontu sabah görürsünüz, danışan da randevusunun kesinleşip kesinleşmediğini bilmeden bekler.
IBAN ile devam edecekseniz en azından bir süre koyun: "Kapora 2 saat içinde gelmezse saati başka danışana açıyorum." Bu cümle olmadan saat günlerce askıda kalır.
Kartla ödemede bu bekleme ortadan kalkar. Danışan randevu sayfanızda boş saati seçer, kaporayı ya da ücretin tamamını kartla öder ve randevu takvime ödemesi alınmış olarak düşer. Planla ile online randevu sayfanızda kaporayı ya da ücretin tamamını kredi kartıyla önceden alabilirsiniz. Sayfanın bağlantısını Instagram profilinize koyduğunuzda DM'den gelen danışana sadece bağlantıyı göndermeniz yeter.
Bu düzende danışan, gece yarısı da randevu alsa saatini kesinleştirmiş olur. Siz de sabah telefonu açtığınızda dekont eşleştirmekle uğraşmazsınız, yeni randevunun bildirimini görürsünüz.
Kaporayı kasada ve danışan kartında doğru işlemek
Kapora alındığı gün gelir olarak kasaya girer. Görüşme günü danışan kalanı öder ve o da ayrı bir gelir olarak işlenir. Örneğin 500 TL kapora salı günü, 1.000 TL kalan tutar perşembe günü kasada görünür. Ay sonunda ilk görüşmelerden ne kadar gelir geldiğine baktığınızda iki kayıt birlikte 1.500 TL eder.
Online danışmanlıkta ücretin tamamını önceden aldıysanız görüşme günü kasaya ayrıca bir şey girmez. O gün yalnızca randevunun yapıldığını işaretlemeniz yeter.
Karışıklık genelde danışan ilk görüşmenin sonunda paket aldığında çıkar. İlk görüşmeyi paketin içine sayıyorsanız, alınan kaporayı paket ücretinden düşün ve bunu danışan kartına kısa bir notla yazın: "6 Kasım, 500 TL kapora alındı, pakete sayıldı." Üç ay sonra danışan "ben kaporayı vermiştim" dediğinde bakacağınız yer burası olur.
Yanan kapora da kayda girmeli. Danışan gelmediyse kapora kasada gelir olarak kalır, karta da "gelmedi, kapora iade edilmedi" notu düşülür. Aynı kişi aylar sonra tekrar yazdığında bu notu görürsünüz ve yeni randevuda kaporayı esnetmezsiniz. Planla'da kasa ve danışan kartı aynı yerde durduğu için kalan ödemeyi ve bu notları görüşmeden önce karttan okuyabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Kapora istemek yeni danışanı kaçırır mı?
Bazı danışanlar kaporayı görünce vazgeçer. Bunların bir kısmı zaten gelmeyecek olanlardır, kaporayı görmeseler de o saati boşa bırakırlardı. Tutarı makul tuttuğunuzda ve kapora ücretten düşülür diye açık yazdığınızda gerçekten gelmek isteyen danışan buna takılmaz.
Kontrol randevularında da kapora alınmalı mı?
Paketini ödemiş, düzenli gelen danışan için genelde gerekmez. Kontrollerde hatırlatma mesajı ve açık bir iptal kuralı çoğu boşluğu kapatır. Haber vermeden iki kez gelmeyen bir danışan olursa onun bir sonraki randevusu için kapora istemek makul olur.
Danışan kaporayı ödedi ama son anda hastalandı, ne yapmalıyım?
Kuralınız 24 saat dediyse de ilk seferde kaporayı yeni bir güne aktarmanız ilişkiyi korur. Bunu danışan kartına not edin ki aynı durum tekrarlandığında hatırlayın. Aktarılan kaporayı yeni randevuya taşırken kasada ikinci kez gelir yazmamaya dikkat edin.
Kaporaya nereden başlamalıyım?
Bu hafta ilk görüşme ücretinizi, kapora tutarını ve 24 saat kuralını tek bir mesaj metnine yazın. Metni Instagram ve WhatsApp hazır yanıtlarına ekleyin, önümüzdeki iki hafta gelen her yeni danışana aynı metni gönderin. Kaç kişinin ödeyip geldiğini sayın; tutarı gerekirse bu sayıya göre ayarlarsınız.
