Çoğu diyetisyen ofisinde randevu düzeni tek bir yerde durmaz. Masadaki ajandada bu haftanın kontrolleri yazar, WhatsApp'ta danışanların "perşembe gelebilir miyim" mesajları bekler, bilgisayardaki bir Excel dosyası ölçümleri tutar, paket satışları da ajandanın son sayfasında çizgilerle işaretlenir. Danışan sayısı azken bu düzen yürür. Otuzu, kırkı geçince bir şeyler kaçmaya başlar.
En sık kaçan şey kalan görüşmelerdir. Danışan "benim iki hakkım daha vardı" der, siz ajandada üç çizgi sayarsınız. Ya da kontrol tarihi WhatsApp'ta verilmiş ama ajandaya yazılmamış bir danışan o gün kapıda belirir, koltukta başka biri oturmaktadır.
Programı kurmak bir akşam sürer. Uzun süren iş, defterde ve telefonda dağınık duran bilgiyi kayıpsız taşımaktır. Aşağıdaki sıra, tek başına ya da bir asistanla çalışan bir ofiste 2-3 haftada bitecek şekilde düşünüldü.
Geçişi Ocak Gelmeden Bitirin
Kasım ve aralığın ilk yarısı diyetisyen ofislerinde görece sakin geçer. Ocakta yeni yıl kararıyla gelen ilk görüşmeler başlar, takvim dolar ve yeni bir sisteme alışmaya kimsenin vakti kalmaz.
Bu yüzden aktarmayı kasım içinde başlatıp aralık ortasına kadar tek sisteme inmek mantıklıdır. Ocakta gelen yeni danışan doğrudan programda açılır, eski kayıtlarla aynı anda uğraşmazsınız.
Haftada 1-2 saati bu işe ayırın. Örneğin salı ve perşembe günü son kontrolden sonraki bir saat yeter. Bu saati takvimde kapatın, yoksa araya bir kontrol girer ve aktarma yine ertelenir.
Önce Bilginin Nerede Durduğunu Çıkarın
Programa tek satır girmeden önce bir kâğıda ofiste bilginin durduğu yerleri yazın. Çoğu ofiste liste şuna benzer:
- Masadaki ajanda: önümüzdeki haftaların kontrol ve ilk görüşme saatleri
- Telefon rehberi: danışan numaraları, bazen "Ayşe diyet" gibi adlarla kayıtlı
- WhatsApp yazışmaları: verilmiş ama ajandaya geçmemiş tarihler, online görüşme saatleri
- Excel dosyası ya da ölçüm defteri: kilo, bel çevresi, yağ oranı gibi takip kayıtları
- Paket defteri ya da ajandanın arka sayfası: kim hangi paketi aldı, kaç görüşme yapıldı
- Banka uygulaması: havaleyle ödenmiş ama hiçbir yere yazılmamış paketler
Bu listeyi yaptığınızda neyin tek kopya olduğunu görürsünüz. Genelde WhatsApp'ta verilen tarihler ve paket çizgileri başka hiçbir yerde yoktur. Aktarmaya bunlardan başlayın, çünkü telefon değişirse ya da defter kaybolursa geri gelmezler.
Danışan Listesini Temizleyerek Aktarın
Rehberdeki her numarayı programa almanız gerekmez. Son bir yılda en az bir kez gelmiş danışanları alın, daha eskilerini ayrı bir dosyada bırakın. Liste kısalır, duyuru gönderirken üç yıl önce bir kez gelmiş birine mesaj gitmez.
Aktarmadan önce isimleri düzeltin. "Zeynep pilates", "Zeynep Y." ve "Zeynep Yıldız" aynı kişiyse tek satıra inin. Telefonları aynı biçimde yazın: başında sıfır ya da +90 olmadan, 10 hane. Doğum tarihini biliyorsanız ekleyin; çocuk ve ergen danışanlarda velinin numarasını ayrı not edin.
Listeyi Excel'de hazırladıysanız elle tek tek girmenize gerek kalmaz. Planla üzerinde elinizdeki danışan listesini toplu aktarabilirsiniz, kayıtlar da sonrasında otomatik yedeklenir. Kahve dökülen bir defterle giden bilgi böylece bir daha tek kopya olarak kalmaz.
Açık Paketleri ve Kalan Görüşmeleri Tek Tek Sayın
Geçişte en çok tartışma çıkaran kısım budur. Defterde "Merve, 8'li paket" yazıp yanına dört çizgi atılmışsa, o çizgilerin hangi tarihlere ait olduğunu bilmeden programa "4 yapıldı" yazmak risklidir.
Her açık paket için satış tarihini, toplam görüşme sayısını ve yapılan görüşmeleri tarihleriyle birlikte yazın. Tarihini bulamadığınız görüşme varsa danışana sorun. "Kayıtlarımızı yeni sisteme taşıyoruz, bende 8 görüşmenin 5'i yapılmış görünüyor, sizde de öyle mi?" diye bir mesaj atmak, iki ay sonra kapıda tartışmaktan çok daha rahattır.
Online paketleri ayrıca kontrol edin. Görüntülü görüşmeyle ilerleyen danışanın kontrolleri çoğu zaman ajandaya hiç yazılmaz, yalnızca WhatsApp'ta kalır. Bunların sayısını yazışma geçmişine bakarak çıkarın.
Kalan sayı netleşince her danışanın kartında paketi açın ve yapılmış görüşmeleri düşün. Planla'da danışan kartında paketten kaç görüşme kullanıldığı ve kaç tane kaldığı görünür; kontrol günü bunu ajandanın arka sayfasında aramazsınız. Eski ölçümleri tek tek girmek yerine karttaki nota "ölçümler 2025 Excel dosyasında" gibi bir yönlendirme yazmak da yeter.
İleri Tarihli Kontrolleri Takvime Taşıyın
Ajandadaki geçmiş randevuları programa geçirmek çoğu zaman gereksizdir. Asıl gereken ileri tarihli olanlardır: önümüzdeki 4-6 haftaya verilmiş her kontrol, ilk görüşme ve online görüşme.
Bunları girmeden önce hizmetlerinizi tanımlayın. Örneğin ilk görüşme 60 dakika, yüz yüze kontrol 30 dakika, online kontrol 20 dakika olabilir. Süreler baştan doğru girilirse takvimde saatler birbirine girmez, online görüşmeyle yüz yüze kontrolü aynı saate yazma hatası da ortadan kalkar.
Her hafta ya da iki haftada bir aynı gün gelen danışanlar için tek tek randevu açmayın. Tekrarlayan randevu olarak bir kez kurun, sonraki haftalar kendiliğinden açılır. Paket bittiğinde tekrarı da kapatın; yoksa takvimde artık gelmeyecek bir danışanın saati dolu görünür ve o saati yeni birine veremezsiniz.
Aktarmayı aşağıdaki sırayla yaparsanız arada bir şey kaybolmaz. Sıranın mantığı basit: önce kalıp (hizmetler), sonra kişiler, sonra kişilere bağlı paketler ve randevular.
WhatsApp'ta verilmiş tarihleri en sona bırakmayın. Son iki ayın yazışmalarında "o zaman 12'sinde görüşürüz" gibi cümleleri arayın ve her birini takvime yazın. Ajandada olmayan randevuların çoğu buradan çıkar, özellikle akşam saatlerine verilmiş online kontroller.
Bir Tarih Seçin ve Ajandayı Kapatın
Geçişin en zor dönemi, iki sistemin aynı anda yürüdüğü haftalardır. Asistan telefonda aldığı randevuyu ajandaya yazar, siz programa bakarsınız ve cuma günü aynı saate iki danışan çıkar.
Bunu önlemek için bir geçiş günü belirleyin. Örneğin "1 Aralık'tan itibaren yeni randevu yalnızca programa yazılır." O günden sonra ajanda sadece eski kayıtlara bakmak için açılır, içine yeni bir şey yazılmaz. Asistanla çalışıyorsanız bu kuralı birlikte koyun ve asistanın programda neyi görüp neyi değiştirebileceğini ilk gün ayarlayın.
Danışanlara kısa bir duyuru yeter. Randevu için artık bir bağlantı olduğunu ve kontrolden önce hatırlatma mesajı geleceğini söyleyin. Online randevu sayfasının bağlantısını Instagram profilinize koyduğunuzda, gece gelen "yarın boş saatiniz var mı" mesajlarına sabah tek tek cevap yazmanız da azalır.
İlk iki hafta her akşam günün randevularını bir kez programdan kontrol edin. Telefonla gelen ve unutulup kâğıda yazılmış bir randevu varsa o akşam programa geçirin, kâğıdı atın. Bir süre sonra bu kontrole gerek kalmaz.
Sık Sorulan Sorular
Eski ölçüm kayıtlarının hepsini programa girmem gerekir mi?
Gerekmez. Aktif danışanların son ölçümünü karta not olarak yazmak çoğu ofis için yeter. Eski Excel dosyasını silmeyin, karttaki notta dosyanın adını belirtin ve yeni kayıtları geçiş gününden sonra tek yerde tutun.
Danışanlar bağlantıyı kullanmazsa ne olur?
Telefonla ya da WhatsApp'tan randevu isteyen danışanı geri çevirmeniz gerekmez; randevuyu siz programa yazarsınız. Değişen şey kaydın yeridir. Bağlantıyı zamanla, en çok da gece randevu almak isteyen danışanlar kullanmaya başlar.
Programı denemeden karar vermek zorunda mıyım?
Planla'nın ücretsiz planında aylık 30 randevuya kadar online randevu sayfası, gelir-gider takibi ve istatistikler var; bu planda SMS ve WhatsApp hatırlatması yoktur. Ücretli planlarda taahhüt yoktur ve ilk 14 gün içinde koşulsuz iade yapılır. Güncel fiyatlar için planla.co/fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
Geçiş ne kadar sürer?
Diyelim ki 60-80 aktif danışanı olan, tek başına çalışan bir diyetisyensiniz: haftada iki saatle 2-3 hafta çoğu zaman yeter. En uzun süren kısım açık paketlerin sayılması ve danışanla teyit edilmesidir. İlk adım olarak bu hafta bilginin durduğu yerlerin listesini çıkarın ve takvimde aktarma için iki saati şimdiden kapatın.
