Ayın son günü banka uygulamasını açıyorsunuz, POS cihazının gün sonu fişlerine bakıyorsunuz, çekmecedeki nakdi sayıyorsunuz. Üç rakam birbirini tutmuyor. Geçen ay "iyi geçti" dediğiniz halde kira ödendikten sonra hesapta beklediğinizden az para kalıyor, bu ay ise az danışan gelmesine rağmen hesap dolu görünüyor.
Diyetisyen ofisinde bunun genelde iki sebebi var. Para farklı kanallardan geliyor (nakit, havale, kart, online ödeme) ve gelirlerin bir kısmı peşin alınan paketlerden oluşuyor. Paket parası tek seferde girdiği için o ay şişkin, sonraki aylar zayıf görünüyor.
Aşağıda tek başına ya da bir asistanla çalışan bir diyetisyenin gelirini ve giderini nasıl yazacağını, ay sonunda neye bakacağını anlatıyoruz. Muhasebecinizin işini yapmak gibi bir amacımız yok; amaç, ofisin gerçekte ne kazandığını sizin görmeniz.
Para nereden geliyor, önce onu ayırın
Diyetisyenin gelir kalemleri aslında az ve belli. Sorun, hepsinin tek bir "gelir" sütununa yazılması. Örneğin pazartesi günü ilk görüşmeye gelen danışan kartla öder, öğleden sonraki kontrol danışanı nakit bırakır, akşam online görüşme yaptığınız danışan IBAN'a havale atar. Gün sonunda bu üç ödeme üç ayrı yerde durur.
Kayıt tutarken her ödemeye iki bilgi ekleyin: hangi hizmetin karşılığı olduğu ve hangi yolla geldiği. Hizmet tarafında çoğu ofis için şu ayrım yeter:
- İlk görüşme (ölçüm ve anamnez dahil)
- Kontrol görüşmesi
- Online danışmanlık
- Diyet paketi satışı
- Ürün satışı varsa (örneğin tartı, kitap, takviye dışı ürünler)
Ödeme yolu tarafında da nakit, kart, havale ve online ödeme diye dört başlık açın. Ay sonunda bankaya gelen havaleyle defterdeki havale toplamı tutmuyorsa, nereye bakacağınızı hemen bilirsiniz.
Paket satışı ayı neden yanıltıyor
Diyelim ki ekimde bir danışana 6 görüşmelik, üç aya yayılan bir paket sattınız ve 9.000 TL'yi peşin aldınız. Ekim kasası 9.000 TL arttı. Oysa bu danışan kasım ve aralıkta da gelecek, o aylarda size hiç ödeme yapmayacak. Kasım sonunda "bu ay az kazandım" demenizin sebebi çoğu zaman budur.
Bunu düzeltmek için paket gelirini iki yerde düşünün. Kasaya girdiği gün tam tutarıyla yazılır, çünkü para gerçekten o gün gelmiştir. Ama kendi aylık değerlendirmenizde paketi görüşme başına bölün: 9.000 TL ÷ 6 görüşme = görüşme başı 1.500 TL. Danışan her kontrole geldiğinde o ay 1.500 TL'lik iş yapmış olursunuz.
Pratikte bunun için ay sonunda bir soru sormanız yeter: bu ay peşin aldığım paketlerden kaç görüşme hâlâ önümde duruyor? Bu sayı büyükse, hesaptaki paranın bir kısmı aslında gelecek aylara ait demektir. Kirayı ve maaşı o parayla rahat ödersiniz ama "bu ay çok kazandım" diye yeni bir cihaz almadan önce bir kez daha düşünürsünüz.
Giderleri sabit ve değişken diye yazın
Gider tarafı diyetisyenlerde genelde gelirden daha dağınık tutulur. Kira otomatik ödemeden çıkar, muhasebeci havaleyle alınır, Instagram reklamı kredi kartına yansır, tartının kalibrasyonu yılda bir kez nakit ödenir. Bunların çoğu deftere hiç girmez.
Giderleri iki gruba ayırmak işinizi kolaylaştırır. Sabit giderler her ay aşağı yukarı aynıdır: kira, aidat, elektrik, internet, muhasebe ücreti, asistan maaşı, online görüşme için kullandığınız aboneliklerin aylık bedeli. Değişken giderler ise aydan aya oynar: reklam, POS komisyonu, çıktı ve kırtasiye, ofis temizliği, mutfak alışverişi, cihaz bakımı.
Sabit giderlerin toplamı sizin her ay aşmanız gereken çizgidir. Örneğin sabit giderleriniz ayda 30.000 TL ve kontrol ücretiniz 800 TL ise, sadece bu giderleri karşılamak için ayda yaklaşık 38 kontrol görüşmesine ihtiyacınız var. Bu sayıyı bir kez hesaplayınca takvimdeki boş saatlere başka gözle bakarsınız.
Yılda bir ya da iki kez çıkan giderleri (vücut analiz cihazının bakımı, meslek kongresi, yıllık yazılım ödemeleri) çıktıkları ay tek kalemde yazmak o ayı kötü gösterir. Bunları 12'ye bölüp her ayın gider listesine küçük bir pay olarak eklemek daha gerçekçi bir tablo verir.
"Havale atarım" diyen danışan: alacakları ayrı tutun
Ölçüm bitti, danışan çantasını karıştırıyor, kartını evde unutmuş. "Akşam IBAN'a atarım hocam" diyor. Siz de bir sonraki danışan kapıda beklediği için tamam deyip geçiyorsunuz. Ay sonunda bu cümlelerden kaç tane kaldığını kimse hatırlamaz.
Alacakları gelirle karıştırmayın. Ödenmemiş her görüşme için danışanın adını, tarihini ve tutarını ayrı bir listeye yazın; ödeme gelince listeden düşün. Haftada bir, örneğin cuma öğleden sonra, bu listeye bakmak yeter. Üç haftadır ödemeyen danışana bir sonraki kontrol randevusunu hatırlatırken nazikçe ödemeyi de sorabilirsiniz.
Paket ödemesini taksitle alıyorsanız, kalan taksitler de alacak listesine girer. Danışan paketin yarısını kullandı ama ödemenin yarısını henüz yapmadıysa, bunu ancak bu liste sayesinde görürsünüz.
Gün sonunda beş dakika
Ay sonunu düzgün kapatmanın yolu her günü kapatmaktan geçer. Son danışan çıktıktan sonra şu kontrolü yapın:
- O günün randevularını tek tek geçin ve her gelen danışan için bir ödeme kaydı var mı bakın.
- Ödeme yolunu yazın: nakit, kart, havale ya da online.
- Ödemeyen danışanı alacak listesine ekleyin.
- Gün içinde çıkan küçük giderleri (kargo, kırtasiye, su) not edin.
- Çekmecedeki nakitle yazdığınız nakit toplamını karşılaştırın.
Bu iş defterde ya da bir tabloda da yapılır. Asistanla çalışıyorsanız gün sonu kontrolünü ona verebilirsiniz; siz sadece haftalık toplama bakarsınız.
Randevuları ve ödemeleri ayrı yerlerde tutmak bu kontrolü uzatır. Planla kullanan bir ofiste kasa ekranı gün içinde işlenen gelir, gider ve alacakları aynı yerde gösterir. Paket satışı da kasaya ayrı bir kayıt olarak düşer, danışanın kaç görüşme kullandığı ve kaç görüşmesi kaldığı danışan kartında görünür. Asistanınız kasaya kayıt girse bile, isterseniz kasa toplamlarını ondan gizleyebilirsiniz.
Ay sonunda yarım saat: hangi rakamlara bakmalı
Ayın son iş gününde, takvimi kapattıktan sonra yarım saat ayırın. Bakacağınız rakamlar şunlar:
- Toplam gelir ve bunun hizmetlere göre dağılımı
- Toplam gider, sabit ve değişken diye ayrı
- Aydan kalan tutar
- Peşin satılan paketlerden önümüzdeki aylara kalan görüşme sayısı
- Henüz tahsil edilmemiş alacakların toplamı
Bu tabloyu üç ay üst üste çıkardığınızda bazı şeyler kendiliğinden görünür. Online danışmanlık gelirinin yaz aylarında arttığını, ocakta ilk görüşmelerin çoğaldığını, kontrol gelirinin bayram aylarında düştüğünü fark edersiniz. Reklam bütçesini ve izin planını bu bilgiye göre yapmak tahminle yapmaktan daha kolaydır.
Planla'da istatistik ekranı gelir ve gideri ay ay grafikte gösterdiği için bu karşılaştırmayı ayrıca bir tabloya geçirmeniz gerekmez. Programı kullanmıyorsanız aynı işi bir hesap tablosunda her ay için bir satır açarak yapabilirsiniz.
Ay sonunda en sık yapılan hata, rakamları sadece banka hesabına bakarak değerlendirmek. Hesapta para olması o ayın kârlı geçtiği anlamına gelmez; içinde gelecek ayların paket parası, ödenmemiş fatura ya da henüz çekilmemiş kart borcu olabilir.
Sık Sorulan Sorular
Kişisel harcamalarımla ofis giderlerini nasıl ayırırım?
En kolay yol, ofis için ayrı bir banka hesabı ve mümkünse ayrı bir kart kullanmak. Ofise ait bir şeyi kişisel kartınızla ödediyseniz o gün gider listesine yazın, ay sonunu beklemeyin. Karışık hesaplar ay sonunda en çok vakit alan kısımdır.
Paket parasını kasaya hangi tarihte yazmalıyım?
Para hangi gün geldiyse o gün yazın, kasa gerçek nakit akışını göstermeli. Kendi değerlendirmeniz için paketi görüşme sayısına bölün ve kalan görüşmeleri ayrıca takip edin. Muhasebe kayıtları için nasıl işleneceğini muhasebecinizle konuşun.
Asistanım ödemeleri alıyorsa kasayı nasıl kontrol ederim?
Asistanınız her ödemeyi aldığı anda kayda geçirsin, gün sonunda nakit sayımını birlikte yapın. Haftada bir randevu listesiyle ödeme listesini yan yana koyup gelip de ödeme kaydı olmayan danışan var mı bakın. Bu kontrol güvensizlikten çok unutulan kayıtları yakalamak için işe yarar.
Online danışmanlık ödemesini ne zaman almalıyım?
Görüşmeden önce almak hem sizin hem danışanın işini kolaylaştırır, görüşme sonunda "ödemeyi nasıl yapayım" konuşması olmaz. Planla gibi online ödeme alan bir randevu sayfası kullanıyorsanız ücret ya da kapora randevu alınırken kartla ödenir. Havaleyle çalışıyorsanız ödeme gelmeden görüşme bağlantısını göndermemeyi kural yapabilirsiniz.
Bu ayın son iş gününe takviminizde yarım saatlik bir blok koyun ve yukarıdaki beş rakamı ilk kez o gün çıkarın. Fiyatları merak ediyorsanız planla.co/fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
