Diyetisyenin haftasında en uzun süren ve en dağınık geçen randevu ilk görüşmedir. Danışan ofise ilk kez gelir, tartıya ilk kez çıkar, kan tahlilini telefonunda bulmaya çalışır. Siz de bir yandan ölçüm alır, bir yandan geçmişini dinlersiniz. 40 dakika diye yazdığınız görüşme 70 dakikayı bulur ve sıradaki kontrol danışanı bekleme köşesinde saatine bakmaya başlar.
Bu kaymanın sebebi çoğu zaman görüşmenin kendisi olmaz. Randevunun takvime nasıl yazıldığına, danışandan önceden ne istendiğine ve görüşme biterken neyin kurulduğuna bakınca sorun büyük ölçüde çözülür.
İlk görüşmeye takvimde kaç dakika ayrılır
İlk görüşmeye kontrol ölçümüyle aynı süreyi verirseniz gün kayar. Bu randevuda anamnez alınır, ölçüm yapılır, hedef konuşulur ve çoğu zaman paket anlatılır. Bir kontrolün iki üç katı zaman ister.
Kendi ilk görüşmelerinizin gerçekte kaç dakika sürdüğünü biliyor musunuz, buna bakın. Bilmiyorsanız önümüzdeki iki hafta her ilk görüşmenin başlangıç ve bitiş saatini not edin. Diyelim ki ortalama 60 dakika çıktı. Takvimde bu hizmeti 60 dakika olarak tanımlayın ve arkasına 15 dakikalık bir boşluk bırakın. Bu boşlukta notlarınızı tamamlar, programı yazmaya başlar ya da bir bardak su içersiniz.
Paket anlatımını da bu süreye katın. Danışan paketleri, ödeme seçeneklerini ve kontrol aralığını sorar; bu konuşma kolayca 10 dakika tutar. Paketlerin içeriğini tek sayfalık bir kâğıda yazarsanız aynı açıklamayı her seferinde baştan yapmazsınız, danışan da evde düşünürken elinde bir şey olur.
Online ilk görüşmeyi ayrı bir hizmet olarak açmak da işe yarar. Ölçümü danışan evde kendisi yapar, görüşme 10-15 dakika kısalır. İkisi aynı isim ve süreyle durursa online danışana da gereksiz yere uzun bir blok açılır.
Randevudan önce danışandan neler istenir
Görüşmeyi uzatan şeylerin başında bilgi toplamanın odada yapılması gelir. Danışan e-Nabız'a giriş yapmaya uğraşırken ya da kullandığı ilacın adını hatırlamaya çalışırken dakikalar gider.
Randevuyu onayladığınız mesajın hemen arkasından kısa bir hazırlık listesi gönderin. Kısa olursa okunur:
- Son üç ay içindeki kan tahlili (PDF ya da ekran görüntüsü)
- Düzenli kullandığı ilaçların ve takviyelerin adı
- Bilinen alerji ya da intolerans
- Çalışma saatleri, vardiya varsa düzeni
- Ölçüm için rahat, hafif bir kıyafet
- Daha önce uyguladığı diyet listeleri
Bunun yanında son iki üç günde ne yediğini telefonuna not etmesini isteyebilirsiniz. Odada "dün ne yemiştiniz" sorusuna gelen belirsiz cevapların yerini bu not tutar.
Tahlilleri görüşmeden bir gün önce istemenin bir faydası daha var: sonuçlara önceden bakarsınız. Odaya girdiğinizde neyi soracağınızı bilirsiniz ve danışan da hazırlıklı geldiğini hisseder.
İlk görüşmeleri haftanın belli saatlerine toplamak
İlk görüşmeler takvime rastgele dağılınca günün ritmi bozulur. Sabah 10'da iki kısa kontrolün arasına sıkışan bir ilk görüşme, öğleden sonranın bütün randevularını ileri iter.
Bunun yerine ilk görüşmeye ayrılmış sabit pencereler kurun. Örneğin salı ve perşembe 14:00-17:00 arası yalnızca ilk görüşmeye açık olsun, sabahlar kontrollere kalsın. Kontrol danışanı kısa ve rutin bir randevu bekler, bu ayrım onun işine de gelir.
Pencereleri belirlerken haftada kaç yeni danışana yeriniz olduğunu da görmüş olursunuz.
Bu beş saati takvimde önceden ayırmazsanız yeni danışanlar kontrollerin arasına girmeye çalışır. Pencere dolduğunda yeni talebe bir sonraki haftanın ilk boş saatini önerin. Net bir gün ve saat duymak, "bakıp size döneceğim" cevabından iyidir; çoğu danışan o dönüşü beklerken başka bir diyetisyene yazar.
Haftanın pencerelerinden birini tamamen doldurmamak da işe yarar. Örneğin perşembenin son saatini kontrolü kayan ya da acil görüşmek isteyen danışana bırakırsanız, hafta içinde ertelenen randevuları taşıyacak bir yeriniz olur. Bu saat çoğu hafta dolar, dolmazsa program yazmaya ayırırsınız.
Danışanlar randevuyu online alıyorsa hizmet süresi burada da işe yarar. Planla gibi bir programda ilk görüşmeyi 60 dakika olarak tanımladığınızda randevu sayfası danışana yalnızca bu süreye sığan boş saatleri gösterir. Takvimde saatler birbirine girmez, kontrolün ortasına bir saatlik görüşme düşmez.
Görüşme sırasında danışan kartına ne yazılır
İlk görüşmede duyduğunuz bilgilerin çoğu aylar sonra işinize yarar. Danışan ilk görüşmede gece vardiyasına geçeceğini söylemişse, üçüncü kontrolde listeye neden uyamadığını anlamak için bu bilgiye dönersiniz.
Uzun anamnez formunuz ayrı durabilir. Danışan kartında ise odaya girmeden önce on saniyede okunacak kalıcı bir özet olsun: alerji ve intoleranslar, kullandığı ilaç ve saati, tanı konmuş hastalıklar, çalışma düzeni, hedef ve o hedefin tarihi (bir düğün, bir ameliyat, bir sınav). Ölçüm değerleri değişir, bu notlar pek değişmez.
Notu görüşmeden hemen sonraki 15 dakikalık arada yazın. Akşama bırakılan notlar eksik kalır, çünkü gün içinde gelen üç yeni danışanın bilgileri akşam birbirine karışır.
Asistanla çalışıyorsanız bu özet asistanın da işini kolaylaştırır. Danışan telefonda "geçen ay gelmiştim" dediğinde asistan kartı açar ve kimle konuştuğunu bilir. Planla'da bu notlar danışan kartında telefon ve doğum tarihiyle aynı ekranda durur, geçmiş randevular ve paket bilgisi de aynı kartın sekmelerindedir.
Danışan odadan çıkmadan ilk kontrolü kurun
İlk görüşmenin en sık atlanan kısmı son beş dakikasıdır. Danışan "programı e-postayla gönderirsiniz" diyerek ayrılır, kontrol tarihi konuşulmaz. İki hafta sonra siz yoğunluktan arayamazsınız, o da yazmaz.
Görüşmeyi bitirmeden takvimi açın ve ilk kontrolü birlikte seçin. Danışan paket aldıysa paketin kontrollerini de aynı anda yerleştirin: örneğin dört görüşmelik pakette ilk görüşme bugün, kontroller iki haftada bir aynı gün ve saatte. Sabit bir saat, danışanın kendi haftasını ona göre kurmasını sağlar.
Planla'da kontrol randevularını bu sırada oluşturduğunuzda hatırlatma SMS ya da WhatsApp'tan danışana kendiliğinden gider. Her hafta gelen danışan için tekrarlayan randevu bir kez kurulur, sonraki haftalar takvimde kendiliğinden açılır.
İlk görüşmeye gelmeyen danışan
Boş kalan bir ilk görüşme, boş kalan bir kontrolden daha pahalıdır. Bir saatlik blok boşa gider ve o saati başka bir yeni danışana verebilirdiniz. Üstelik bu kişiyi henüz tanımazsınız, arayıp yoklayacak bir bağınız yoktur.
Randevudan bir gün önce giden hatırlatma ilk adımdır. Mesajda gün, saat ve ofisin konumu olsun; ofisinizi ilk kez arayan biri için adres en çok sorulan şeydir.
İkinci adım kapora. İlk görüşme ücretinin bir kısmını randevu alınırken kartla almak, "bir bakarım" diye randevu alanları baştan ayıklar. Kaporanın görüşme ücretinden düşüleceğini ve kaç saat öncesine kadar iptalde iade edileceğini randevu sırasında açıkça yazın. Kuralı danışan randevudan önce okumuşsa, sonradan tartışma çıkmaz.
Gelmeyen danışana aynı gün kısa bir mesaj atın: "Bugün sizi bekledik, size yeni bir saat ayarlayalım mı?" Suçlamayan bir mesaj, randevuyu gerçekten unutan kişinin geri dönmesini kolaylaştırır. Cevap gelmezse kartına not düşün; aynı kişi tekrar randevu istediğinde ücretin tamamını önceden isteyip istemeyeceğinize siz karar verirsiniz.
Online ilk görüşmede gelmeme farklı görünür: danışan bağlantıya girmez. Görüşme bağlantısını görüşmeden 15 dakika önce ayrıca göndermek, danışanın eski mesajlar arasında onu aramasını önler.
Sık Sorulan Sorular
İlk görüşme ile kontrol aynı ücrette olmalı mı?
Süreleri farklıysa ücretlerini de ayrı tanımlamak hem sizin hem danışanın hesabını kolaylaştırır. Paket satıyorsanız ilk görüşmenin paketin içinde sayılıp sayılmayacağını önceden belirleyin. Bunu danışana randevu alırken söylerseniz ödeme sırasında sürpriz yaşanmaz.
Danışan tahlil getirmeden gelirse ne yapmalı?
Görüşmeyi ertelemeyin, ölçüm ve anamnezle devam edin. Tahlili sonradan mesajla göndermesini isteyin ve kartına "tahlil bekleniyor" notu düşün. Böylece ilk kontrolde bu konuyu unutmazsınız.
Online ilk görüşmede ölçüm nasıl alınır?
Danışandan görüşme sabahı aynı koşullarda tartılmasını ve mezurayla bel çevresini ölçmesini isteyin. Değerleri görüşmeden önce mesajla göndersin, siz de karta yazın. Sonraki kontrollerde de aynı saatte ve aynı şekilde ölçmesini isterseniz değerleri karşılaştırmak kolaylaşır.
Haftada kaç ilk görüşme almalıyım?
Bu, kontrol yükünüze bağlıdır. Her yeni danışan önümüzdeki aylarda düzenli kontrol demektir. Örneğin iki haftada bir gelen 20 danışanınız varsa haftada 10 kontrol zaten takviminizdedir; yeni danışan penceresini bu yükü gördükten sonra açın.
Bu hafta yapacağınız iş şu olsun: son on ilk görüşmenizin süresini çıkarın, ortalamayı bulun, bu süreye 15 dakika ekleyin ve önümüzdeki ayın ilk görüşme pencerelerini takviminizde şimdiden ayırın.
