İlk görüşmeye gelen danışan hevesli olur. Ölçümler alınır, liste anlatılır, kapıda "iki hafta sonra görüşürüz" denir. İki hafta sonra o danışanın takvimde bir randevusu yoktur ve yoğun bir haftada sizin de aklınıza gelmez.
Kontrol görüşmeleri diyetisyenin asıl işinin döndüğü yerdir. Danışan ölçümle, kısa bir sohbetle ve listedeki küçük düzeltmelerle ilerler. Kontroller aksadığında danışan da genelde birkaç hafta içinde bırakır, çoğu zaman tek bir şikâyet bile söylemeden.
Bu kayıpların büyük kısmı iki yerden çıkar: randevu hiç yazılmamıştır ya da danışan zor geçen bir haftada sessizce ertelemiştir. İkisinin de ofiste çözülebilecek tarafları var.
Kontroller en çok nerede kayıyor
Bir ay boyunca kaçan kontrolleri not ederseniz nedenlerin hep aynı birkaç maddede toplandığını görürsünüz. Diyetisyen ofislerinde en sık rastlananlar şunlar:
- Seans sonunda tarih verilmedi, "ben size yazarım" denildi.
- Danışan o hafta kilo vermedi ya da düğün, bayram, iş seyahati gibi dağınık bir hafta geçirdi ve tartıya çıkmak istemiyor.
- Hatırlatma hiç gitmedi ya da bir gün önce gece yarısına doğru gitti.
- Saat her seferinde yeniden konuşuluyor ve danışanın iş düzenine oturmuyor.
- Erteleyen danışana "tamam, haber verin" denildi, yeni tarih alınmadı.
Bu maddelerin çoğu ofisin işleyişiyle ilgili ve sizin elinizde. Tartıdan çekinen danışan bile doğru konuşulduğunda ofise gelmeye devam eder.
Sonraki kontrolü danışan kalkmadan yazın
Kontrol randevusunu korumanın en kolay yolu, onu seansın içinde vermektir. Görüşmenin son beş dakikasında takvimi açın ve danışana iki seçenek sunun: "Salı 10:00 mı, perşembe 17:30 mu?" İki seçenek arasında karar vermek, "ne zaman uygunsunuz" sorusuna cevap aramaktan çok daha hızlıdır.
Bazı danışanlar "iş programıma bakıp size dönerim" der. Bu durumda yine de bir tarih yazın ve danışana "uymazsa mesaj atın, değiştiririz" deyin. Takvimde duran bir randevuyu değiştirmek, hiç olmayan bir randevuyu sıfırdan kurmaktan kolaydır; danışan da dönmeyi unuttuğunda elinizde bir tarih kalır.
Asistanla çalışıyorsanız bu işi çıkışta asistan yapsın. Danışan ceketini giyerken tarihi alır, telefonuna da kısa bir onay mesajı gider. Danışan ofisten randevusuz çıkmaz.
Online danışmanlıkta da aynı kural geçerli. Görüntülü görüşme kapanmadan bir sonraki tarihi konuşun, görüşme bağlantısını ve tarihi tek bir mesajda gönderin. Ekran kapandıktan sonra yazışarak tarih bulmaya çalışmak genelde iki gün sürer.
Aralığı ve saati sabitleyin
Danışanın kontrol aralığına siz karar verirsiniz. Verdiğiniz aralık ne olursa olsun, ilk görüşmede açıkça söyleyin: "Başlangıçta iki haftada bir görüşeceğiz, sonra aralığı açacağız." Danışan baştan bir düzene girdiğini bilirse kontrolü ek bir yük gibi görmez.
Saati de mümkünse sabitleyin. Her iki salı saat 18:00'de gelen bir danışan bu saati iş çıkışının bir parçası yapar, toplantısını ona göre koyar. Her seferinde yeni saat konuşulan danışan ise ilk yoğun haftada "bu sefer olmuyor" der.
Akşam saatleri ofislerde ilk dolan saatlerdir. Çalışan danışanlara 17:00 sonrasını ayırın, öğle saatlerini de ev hanımı, emekli ya da esnek çalışan danışanlara önerin. Böylece akşam saatleri için sıra beklemek zorunda kalan danışan kontrolünü haftalarca öteye atmaz.
Sabit saatleri takvime tek tek yazmak yerine tekrarlayan randevu kullanabilirsiniz. Planla üzerinde danışanın kontrolü bir kez kurulur, sonraki haftalar kendiliğinden açılır. Aralığı değiştirdiğiniz gün sadece o tekrarı düzeltirsiniz. Defter kullanıyorsanız da aynı mantıkla danışanın sonraki üç kontrolünü şimdiden yazın, kurşun kalemle bile olsa.
Hatırlatmayı iki adımda yapın
Bir gün önce giden kısa bir hatırlatma unutmayı büyük ölçüde engeller. Bu mesajda tarih, saat ve ofisin konumu olsun; ilk kontrolüne gelen danışan binayı hâlâ karıştırabilir. Planla'da bu hatırlatma SMS veya WhatsApp'tan kendiliğinden gider, konum da mesaja eklenir. Ücretsiz planda hatırlatma olmadığını, ücretli planlarda ise mesaj sayısının sınırsız olduğunu bilin.
İkinci adım kişisel bir mesajdır ve kontrolden 2-3 gün önce gider. Amacı tarihi hatırlatmaktan çok, danışana gelmek için bir sebep vermektir: "Hafta sonu misafirliğe gidecektiniz, nasıl geçti? Perşembe bunu da konuşalım." Bu tür bir mesaj, o hafta zorlanan danışanın erteleme fikrini daha oluşmadan yumuşatır.
Kişisel mesajı herkese atmanız gerekmez. Son kontrolünde moral olarak düşük görünen, geçen sefer erteleyen ya da yeni başlamış danışanlara ayırın. Haftada 5-6 mesaj, 10 dakikalık bir iştir.
Tartıdan çekinen danışanla konuşmak
Diyetisyen ofislerine özgü bir erteleme türü var: danışan kilo vermediği hafta gelmek istemez. Mesaj genelde şöyle gelir: "Hocam bu hafta hiç uyamadım, gelmesem olur mu, haftaya toparlayıp gelirim." Haftaya çoğu zaman gelmez, çünkü bir hafta daha kötü geçerse utancı ikiye katlanır.
Bu mesaja verilecek cevabın iki parçası var. Birincisi, kontrolün amacının tartıdaki rakam olmadığını söylemek: "Zor geçen haftalar için görüşüyoruz zaten. İsterseniz bu sefer tartıya çıkmayalım, sadece konuşalım." İkincisi, ertelemeyi kabul etseniz bile yeni tarihi aynı yazışmada almak.
Danışana birkaç kolaylık da sunabilirsiniz:
- Ölçümsüz, 15 dakikalık kısa bir kontrol.
- Ofise gelemiyorsa aynı saatte online görüşme.
- Tartıya çıkıp rakamı görmeden sizin not almanız.
Bu danışanın kartına bir not düşün: "Kilo vermediği hafta erteleme eğiliminde, kontrolden önce ara mesaj iyi geliyor." Bir sonraki zor haftada ne yapacağınızı bilirsiniz, asistanınız da bilir.
Kayan danışanı her hafta listeden yakalayın
Ne kadar düzenli çalışırsanız çalışın, bazı danışanlar araya düşer. Bunları ayın sonunda değil, her hafta yakalamak gerekir. Cuma öğleden sonra 15 dakika ayırın ve şu soruyu sorun: son kontrolünün üzerinden 3 haftadan fazla geçmiş ve ileri tarihli randevusu olmayan danışan kim?
Bu soruya cevap bulmak için danışanın randevu geçmişine bakmanız yeter. Planla'da danışan kartı geçmiş randevuları durumlarıyla gösterir: hangisi tamamlandı, hangisi iptal edildi, hangisine gelinmedi. Kartın notlarına ve paketin kaçıncı görüşmesinde olduğuna da aynı ekrandan bakarsınız.
Yukarıdaki gibi bir geçmişte iptal edilmiş bir kontrol, ardından gelinen bir kontrol ve ileri tarihli bir randevu görürsünüz. Bu danışan yolunda ilerliyor. İleri tarihli randevusu olmayan, son iki kaydı iptal ya da gelmedi olan danışan ise o hafta aranacaklar listesine girer.
Liste çıktıktan sonra her danışana aynı sırayla yaklaşın. Aşağıdaki kurallar bu haftalık kontrolü 15 dakikada bitirmeye yeter.
Paketli danışanlarda kalan görüşme sayısını hatırlatmak işe yarar: "Paketinizde 5 görüşme duruyor, bunları kullanmanızı isterim." Paketsiz çalışan danışanlarda ise tek bir samimi mesaj yeterlidir. Üç hafta boyunca cevap gelmezse kartına not düşüp listeden çıkarın, her hafta aynı kişiyle uğraşmayın.
Sık Sorulan Sorular
Kontrol randevusu kaç günde bir olmalı?
Bu sizin mesleki kararınızdır ve danışanın durumuna göre değişir. Randevu düzeni açısından önemli olan, aralığı ilk görüşmede söylemek ve takvime o aralıkla yazmaktır. Aralığı değiştirdiğinizde danışana bunu seansın içinde söyleyin ki yeni düzeni bilsin.
Paket satmayan diyetisyen kontrolleri nasıl tutar?
Paket yoksa danışanı bağlayan şey takvimdeki tarihtir. Her seansın sonunda bir sonraki kontrolü yazmak ve sabit bir saat vermek bu yüzden daha da gerekli. Kişisel ara mesaj da paketsiz danışanda daha çok işe yarar.
Online danışanların kontrolü daha mı kolay kayıyor?
Online danışan yola çıkmadığı için ertelemesi daha kolaydır, son dakikada "bugün olmasın" diyebilir. Görüşme bağlantısını hatırlatma mesajıyla birlikte göndermek ve görüşme sonunda tarihi ekran kapanmadan almak bu kaymayı azaltır.
Kontrolü son dakika iptal eden danışandan ücret almalı mıyım?
Bu kararı siz verirsiniz, ama kuralı danışan başlamadan yazılı olarak söylemeniz gerekir. Paketli danışanlarda en sık görülen yol, belirli bir saatten sonra yapılan iptalde görüşmenin paketten düşülmesidir. Kural ne olursa olsun, tartıdan çekindiği için erteleyen danışanla ücret konuşmasına girmeden önce kısa bir kontrol teklif edin.
Bu hafta ilk iş olarak takviminizi açın ve son bir ayda gelmiş ama ileri tarihli randevusu olmayan danışanları bir kâğıda yazın. Listedeki her isme cuma gününe kadar tek bir kişisel mesaj gönderin ve cevap veren herkesin tarihini aynı yazışmada alın.
