Yılbaşından sonraki ilk pazartesi telefon başka türlü çalar. Tatilde fazla yediğini söyleyen, "bu sene kesin başlıyorum" diye mesaj atan, eşiyle birlikte gelmek isteyen insanlar aynı hafta arar. Aralık'ta ayda birkaç yeni danışanla ilerleyen bir ofiste Ocak'ın ilk iki haftasında ilk görüşme talebi iki üç katına çıkabilir.
Bu yoğunluğun bir bedeli var. Takvim yeni gelenlerle dolarken Kasım'dan beri düzenli gelen danışanın kontrolü sıkışır, ölçüm araları açılır, akşam saatleri iki kişiye birden söz verilir. Şubat geldiğinde Ocak'ta başlayanların bir kısmı ikinci kontrole gelmemiş olur, çünkü o kontrolün saati hiç konmamıştır.
Hazırlığın zamanı Kasım ve Aralık. Ocak'ın ilk haftasında kurulmaya çalışılan düzen genelde telefon başında, iki ölçüm arasında kurulur ve pek tutmaz.
Geçen Ocak'ı sayın
Tahmin için elinizdeki en iyi kaynak geçen yılın kendi kayıtları. Defter, kâğıt ajanda ya da program, hangisini kullandıysanız Ocak ve Şubat'taki ilk görüşmeleri tek tek sayın. Sonra aynı sayıyı Ekim ve Kasım için çıkarın.
Diyelim ki Ekim'de 9, Ocak'ta 22 ilk görüşme yapmışsınız. Bu yıl da benzer bir artış beklemek mantıklı. Üstelik geri çevirdiğiniz ya da dönmeyi unuttuğunuz mesajlar bu sayıda yoktur, yani gerçek talep biraz daha yüksektir.
Sayarken iki şeye daha bakın: ilk görüşmelerin hangi günlere yığıldığına ve Ocak'ta başlayanlardan kaçının Mart'ta hâlâ geldiğine. İkinci sayı çoğu zaman canınızı sıkar. Ama Ocak planının asıl işini de gösterir: yeni danışanı ilk görüşmeden sonraki üç kontrole kadar taşımak.
Mevcut danışanların kontrollerini önce yazın
Ocak takviminde ilk dolması gereken yer, zaten çalıştığınız danışanların kontrolleri. Aralık'ın ilk haftasında listenizi açın ve paketi devam eden herkesin Ocak kontrollerini şimdiden takvime koyun. İki haftada bir gelen danışana Ocak'ta iki, haftalık gelene dört saat ayrılır.
Bunu danışana da söyleyin: "Ocak'ta takvim çok doluyor, sizin 8 ve 22 Ocak saatlerinizi şimdiden ayırdım." Kendine yer ayrıldığını bilen danışan yılbaşı haftasını bahane edip kontrolü kaydırmaya daha az yönelir.
Yılbaşı haftasında şehir dışına gidecek danışanlar için o haftanın kontrolünü online görüşme olarak yazın. Böylece Ocak'ın ilk haftası, tatil dönüşüne ertelenmiş kontrollerle dolmaz.
Her hafta aynı gün ve saatte gelen danışan için randevuyu tek tek yazmak yerine tekrarlayan randevu kurmak zaman kazandırır. Planla gibi bir programda bu randevu bir kez kurulur, sonraki haftalar kendiliğinden açılır. Ocak'ın ortasında "bu danışanı yazmış mıydım" diye ajandayı karıştırmazsınız.
İlk görüşmeye günlük kontenjan koyun
İlk görüşme kontrolden uzun sürer. Anamnez, ölçüm, alışkanlıkların konuşulması ve ilk listenin anlatılması derken 45-60 dakika gider. Günde dört ilk görüşme aldığınız bir Ocak gününde akşam altıya geldiğinizde kontroller yorgun ve aceleyle yapılır.
Bu yüzden Ocak için gün başına bir üst sınır belirleyin. Örnek bir haftalık düzen şöyle olabilir:
- Pazartesi ve perşembe: sabah iki ilk görüşme, öğleden sonra kontroller
- Salı ve cuma: yalnızca kontrol ve online danışmanlık
- Çarşamba: işten çıkanlar için akşam saatinde bir ilk görüşme
- Cumartesi: yarım gün, iki ilk görüşme
Bu düzende haftada yedi ilk görüşme yeri açılır, dört haftada 28 eder. Geçen Ocak 22 saydıysanız bu yeter. 35 saydıysanız ya kontenjanı biraz artırırsınız ya da bir kısmını Şubat'ın ilk haftasına yazarsınız.
Kontenjanı korumanın yolu, kontrole ayırdığınız saatleri ilk görüşmeye kapalı tutmak. Programda bu saatleri bloklayabilir, kâğıt ajandada başka renkle işaretleyebilirsiniz. Asistanınız varsa kuralı ona yazılı verin: "Salı günü ilk görüşme verilmez, en yakın boş yer perşembe sabahı."
Online ilk görüşmeler de bu kontenjanın içinde sayılmalı. Ekran başında da olsa aynı anamnez, aynı soru listesi var. Ölçüm olmadığı için birkaç dakika kısa sürebilir, ama günün sonunda sizden aynı dikkati ister.
İlk görüşmeyle birlikte ilk kontrolü de yazın
Ocak danışanını kaybetmenin en kısa yolu, görüşmenin sonunda "iki hafta sonra arayın, ayarlarız" demek. İki hafta sonra danışanın hevesi azalmış, sizin takviminiz dolmuş olur. Aradığında ona önerebileceğiniz saat üç hafta sonrasıdır.
Danışan kapıdan çıkmadan ikinci randevusu yazılsın. Paket satıyorsanız paketin ilk üç kontrolü aynı anda takvime girebilir. Böylece Ocak'ın son haftasında "yer kalmamış" diye vazgeçen olmaz, çünkü yeri baştan ayrılmıştır.
Hatırlatma mesajı da bu dönemde daha çok işe yarar. Yeni danışan ofisinizin yerini, binanın girişini henüz bilmez. Randevudan bir gün önce giden, içinde konum bağlantısı olan bir mesaj ilk kontrole gelme ihtimalini artırır. Planla'da bu hatırlatma SMS ya da WhatsApp'tan kendiliğinden gider ve mesaja ofisin konumu eklenir.
Mesaj trafiğini randevu sayfasına yönlendirin
Ocak'ın ilk haftasında gelen mesajların çoğu birbirine benzer: "Ücret ne kadar, ne zaman boşluğunuz var?" Her birine tek tek boş saat yazmak, ölçüm yaparken telefona bakmak demek. Bir de aynı saati iki kişiye önerip ikisinin birden "tamam" demesi var.
Online randevu sayfası bu yükün büyük kısmını alır. Danışan hizmetleri, sürelerini ve boş saatleri görür, uygun olanı kendisi seçer. Sayfayı kurarken ilk görüşme, kontrol ölçümü ve online danışmanlığı ayrı hizmetler olarak tanımlayın. Süreleri farklı olduğu için boş saatler doğru hesaplanır, bloklu saatler de sayfada görünmez.
Sayfanın bağlantısını Instagram biyografinize ve WhatsApp hazır yanıtınıza koyun. Mesaj atan herkese aynı cümleyi gönderebilirsiniz: "Merhaba, ilk görüşme 60 dakika sürüyor, boş saatleri bu bağlantıdan görüp seçebilirsiniz." Sorusu olan yine yazar, ama saat pazarlığı ortadan kalkar.
Ocak'ta yer bulamayan biri varken son dakika boşalan bir ilk görüşme saati daha çok can sıkar. Bu dönemde ilk görüşme için küçük bir kapora almayı düşünebilirsiniz. Kaporayı alacaksanız iptal süresini de aynı mesajda açıkça yazın.
Aralık'ın son haftalarını bir sıraya bağlayın
Hazırlığı birkaç tarihe bölmek, hepsini yılbaşı haftasına bırakmaktan kolaydır. Örnek bir sıra şöyle:
Aralık ortasında, geçmişte gelip programı bırakmış danışanlara kısa bir mesaj da atabilirsiniz. "Ocak'ta yeniden başlamak isterseniz yerler dolmadan saat ayıralım" demek yeterli. Bu danışanlar sizi tanıdığı için ilk görüşme yerine daha kısa bir yeniden başlangıç görüşmesiyle takvime girebilir, kontenjanınızı daha az yer.
Yer kalmayınca talebi kaybetmeyin
Ne kadar hazırlansanız da Ocak'ın ikinci haftasında birilerine "bu hafta yer yok" diyeceksiniz. O danışanı "sonra yazın" diye göndermek yerine bir bekleme listesine alın. Ad, telefon, tercih ettiği gün ve saat aralığı, yüz yüze mi online mı istediği yeterli.
Listeyi tek bir yerde tutun. Bir kısmı telefon notlarında, bir kısmı Instagram mesajlarında, bir kısmı asistanın defterinde duran liste, iptal geldiği anda işe yaramaz. Asistanla çalışıyorsanız listedekileri kimin arayacağını da baştan konuşun ki aynı danışanı iki kişi aramasın.
Bir iptal geldiğinde listeye bakıp o saate uyan kişiyi arayın. Bu liste Şubat'ın ilk haftasını doldurmak için de kullanılır. Ocak'ta yer bulamayan danışana Şubat'ın ilk günlerinden bir saat önermek, başka bir diyetisyene gitmesinden iyidir.
Sık Sorulan Sorular
Ocak'ta kontrol aralığını uzatmak mantıklı mı?
Paketi devam eden danışanın kontrolünü yer açmak için uzatmak, en çok o danışanı kaybettirir. Ocak'ta sözünü tuttuğunuz danışan, yıl boyu düzenli gelen danışan olur. Yer açmak gerekiyorsa bazı kontrolleri online görüşmeye çevirmeyi danışanla konuşabilirsiniz.
Asistanım yokken mesajlara nasıl yetişirim?
Hazır yanıta randevu sayfası bağlantısını koymak çoğu mesajı tek cümleye indirir. Mesajlara gün içinde iki sabit saatte bakın, örneğin öğle arası ve son danışandan sonra. Ölçüm sırasında telefona bakmamak, hem danışana saygı hem de hata yapmamak için gerekli.
İlk görüşme kontenjanı dolunca fazladan gün açmalı mıyım?
Bir cumartesiyi tam gün yapmak ya da bir akşam ekleyerek kısa süreli kapasite artırılabilir. Ama açtığınız her ilk görüşmenin ardından en az üç kontrol geleceğini hesaba katın. Şubat ve Mart takviminizi bu kontrollerle doldurabilecekseniz açın, değilse bekleme listesine yazın.
Hazırlığa ne zaman başlamalıyım?
Kasım'ın ilk haftası iyi bir başlangıç. Bu hafta geçen yılın Ocak ve Ekim ilk görüşme sayılarını çıkarın, iki sayıyı ajandanızın Aralık sayfasının en üstüne yazın ve Ocak için günlük ilk görüşme sınırını o sayıya göre belirleyin.
