Cuma sabahı 08:30'da bekleme koltuğunda dört danışan oturuyor. Hepsi aç karnına tartılmak istiyor, hepsi de hafta sonundan önce iyi bir rakam görüp moral bulmak istiyor. Siz ölçüm cihazıyla masa arasında gidip gelirken telefon çalıyor, bir danışan ofise giremeden kapıda kalıyor.
Aynı haftanın pazartesi ve salı sabahları ise sakin geçmiş. Takvimde boşluklar var, öğleden sonra iki saat kimse gelmemiş. Ayın sonunda baktığınızda yeterince danışanınız olduğunu görüyorsunuz, ama hepsi aynı iki sabaha sıkışmış.
Bu yazı, kontrol ölçümlerini haftanın günlerine nasıl dağıtacağınızı anlatıyor. Danışanı kaybetmeden, onu kırmadan ve sizin sabahlarınızı kuyruğa çevirmeden.
Yığılma nereden geliyor
Danışanların çoğu pazartesi tartılmak istemez. Hafta sonu davet, kahvaltı, akşam yemeği olmuştur ve tartının bunu göstereceğini bilirler. Perşembe ve cuma ise haftanın en "temiz" günleridir, rakam daha iyi çıkar. Bir de sabah aç karnına ölçüm isteği eklenince, herkesin istediği saat aynı olur: perşembe ya da cuma, 08:30 ile 10:00 arası.
İkinci sebep sizden gelir. İlk görüşmede "bir hafta sonra görüşelim" deyip günü danışana bırakırsanız, danışan doğal olarak en rahat olduğu günü seçer. Bu da çoğu zaman yukarıdaki iki sabahtan biridir. Kontroller zamanla kendiliğinden aynı günlere kayar.
Üçüncü sebep çalışan danışanlardır. İşe gitmeden uğramak isteyen biri için tek seçenek sabah erken saattir. Öğleden sonra boş saatiniz olsa da bu danışan oraya gelemez.
Yığılmanın bedelini en çok kuyruğun sonundaki danışan öder. 09:40'ta gelmesi gereken kişi 10:05'te içeri girer, işe geç kalacağı için ölçümü aceleyle yaptırır, sorusunu sormadan çıkar. Birkaç hafta böyle geçince kontrolü atlamaya başlar.
Önce kendi haftanızı sayın
Değişiklik yapmadan önce yığılmanın gerçekten nerede olduğunu görmek gerekir. Son 4 haftanın kontrol ölçümlerini gün gün sayın. Defterle çalışıyorsanız sayfaları çevirip her güne çizgi atmanız yeterli. Programla çalışıyorsanız istatistik ekranında yoğun günler zaten görünür.
Sayarken ilk görüşmeleri ve online danışmanlıkları ayrı tutun. Online görüşmede tartı yoktur, danışan kendi rakamını gönderir, bu yüzden günü esnektir. Sorun çoğu zaman yalnızca ofiste yapılan ölçümlerdedir.
Diyelim ki tablonuz yukarıdaki gibi çıktı: cuma 15, pazartesi 4. Hedefiniz her günü eşitlemek olmasın. Cuma'yı 10-11 civarına indirip pazartesi ve salıyı 7-8'e çıkarmak, hem sizin sabahınızı rahatlatır hem de danışanların büyük kısmını istediği güne yakın tutar.
Saatleri de sayın. Cuma 15 ölçümün 11'i 08:30 ile 10:00 arasındaysa sorun günün tamamında değil, ilk bir buçuk saattedir. O zaman yalnızca sabah gelen danışanları başka güne taşımanız yeter, öğlen gelenlere dokunmazsınız.
Danışanları güne göre gruplamak
Herkesin günü değiştirilmez, değiştirmeye de gerek yok. Listenizdeki danışanları üç gruba ayırın:
- Günü esnek olanlar: ev hanımları, emekliler, vardiyalı çalışanlar, öğrenciler.
- Belli bir güne bağlı olanlar: haftada bir gün izinli olan, belli bir gün şehir dışında olan, çocuğunu belli bir gün okula götüren danışanlar.
- Sabaha bağlı olanlar: işe gitmeden önce gelmek zorunda olanlar.
Değiştireceğiniz kişiler birinci gruptadır. Bu danışanlar cuma sabahını çoğu zaman alışkanlıkla seçmiştir, salı sabahı da onlar için aynı şeydir. İkinci gruptakileri yerinde bırakın. Üçüncü gruptakilere sabahı ayırırsınız, ama hangi sabah olacağını siz önerirsiniz.
Bu gruplamayı danışan kartına kısa bir not olarak yazın. "Salı izinli", "Sabah 09:00 öncesi" gibi bir satır, bir sonraki randevuyu verirken sizi ya da asistanınızı düşünmekten kurtarır.
Sabah aç karnına ölçüm isteğini yönetmek
Aç karnına ölçüm isteği haklıdır ve karşılaştırma için tutarlı bir saat gerekir. Burada önemli olan, ölçümün her hafta aynı koşulda yapılmasıdır. Danışan her salı 08:45'te geliyorsa, salı rakamları kendi aralarında karşılaştırılabilir. Cuma rakamıyla salı rakamını karşılaştırmak zaten doğru olmaz.
Bunu danışana bir kez açıklarsanız, gün değişikliğine itiraz azalır. "Önemli olan hangi gün olduğu değil, her hafta aynı gün olması" demek yeterli olur.
Sabah saatlerini de bölün. Örneğin 08:30 ile 10:00 arasını yalnızca kontrol ölçümüne ayırın, her biri 15-20 dakika olsun. İlk görüşme 45 dakika sürüyorsa onu 10:00 sonrasına alın. Bir ilk görüşme sabah 09:00'a girdiğinde, arkasından gelecek üç kontrolün hepsini kaydırır.
Ölçümün süresini de gerçekçi tutun. Tartı, bel çevresi, kısa bir sohbet ve sonraki haftanın listesi. Sohbet uzayan danışanlar için 20 dakika koyun, hızlı gelip gidenler için 15 dakika yeter.
Kontrolleri sabit güne bağlamak
Gün değişikliğini bir kez yapıp bırakırsanız, iki ay sonra danışanlar yine cumaya kayar. Bunu önlemenin yolu, kontrolü haftalık sabit bir randevu olarak kurmaktır. Danışan her hafta "ne zaman gelsem" diye sormaz, sizin "salı 08:45" demeniz yeterli olur.
Planla içinde bu iş tekrarlayan randevuyla yapılır: danışanın kontrolünü bir kez kurarsınız, sonraki haftalar kendiliğinden açılır. Danışanın kartında geçmiş ölçümleri, açılmış haftaları ve aldığı paketten kaç görüşme kaldığını aynı yerde görürsünüz.
Sabit gün düzeninde hatırlatma da işe yarar. Danışan bir gün önce "Yarın 08:45'te kontrolünüz var" mesajını aldığında, cuma sabahı gelmeyi düşünmez bile. Planla'nın ücretli planlarında bu hatırlatmalar SMS ya da WhatsApp'tan otomatik gider.
Sabah saatlerini korumak için başka işleri o aralığa koymayın. Muhasebeciyle görüşme, tedarikçi ziyareti, sosyal medya çekimi gibi işleri öğleden sonraya alın ve bu saatleri takvimde kapatın. Böylece kimse o saate randevu alamaz, sabahlar ölçüme kalır.
Değişikliği danışana anlatmak
Danışana "cuma çok yoğun, salıya geçelim" demek, ona sizin sorununuzu yüklemek gibi gelir. Konuşmayı onun faydasına göre kurun: salı sabahı beklemeden girer, ölçüm daha sakin geçer, sohbete daha çok vakit kalır.
Bu konuşmayı kontrol bitip danışan kalkarken yapın. Mesajla sormak yerine yüz yüze söylemek daha kolay kabul görür. Kabul ederse randevuyu o an verin, "sonra bakarız" demeyin.
Herkes kabul etmeyecek. Cumada ısrar eden danışanı zorlamayın, yalnızca saatini 08:30 yerine 09:40 gibi kuyruğun bittiği bir yere alın. Ayda birkaç danışanın günü değişse bile, cuma sabahı birkaç ay içinde rahatlar.
Yeni danışanlarda işiniz daha kolaydır. İlk görüşmenin sonunda kontrol gününü siz önerin ve takvimdeki boş günlerden başlayın. Yeni gelen danışan henüz bir alışkanlık edinmemiştir, salıyı da cumayı da aynı rahatlıkla kabul eder.
Sık Sorulan Sorular
Danışan haftadan haftaya farklı gün gelirse ölçüm bozulur mu?
Rakamlar arasında farklı günden kaynaklanan oynamalar olur. Hafta sonu sonrası ile hafta sonu öncesi arasında su tutulumu ve yemek düzeni değişir. Bu yüzden sabit gün, karşılaştırmayı daha anlamlı hale getirir. Gün değişecekse bunu danışanın kartına not edin.
Cumartesi ölçüm yapmalı mıyım?
Hafta içi sabah gelemeyen çalışan danışanlar için cumartesi sabahı iyi bir seçenektir. Ama cumartesiyi herkese açarsanız cumanın yükü oraya taşınır. Cumartesi sabahını yalnızca hafta içi gelemeyen danışanlara ayırmak daha dengeli olur.
Online danışanların ölçüm günü nasıl planlanır?
Online danışan kendi tartısıyla ölçüm yapıp rakamı gönderir, görüşme saati de sabaha bağlı değildir. Bu görüşmeleri öğleden sonraya ve sabahları boş kalan günlere koyabilirsiniz. Danışandan ölçümü her hafta aynı gün sabah yapmasını isteyin, görüşme ise o gün içinde herhangi bir saatte olabilir.
Asistanım randevu verirken bu düzene nasıl uyar?
Asistanınıza hangi sabah saatlerinin yalnızca kontrole ayrıldığını ve hangi günlerin önce doldurulacağını yazılı olarak verin. Danışan kartındaki "salı izinli" ya da "sabah 09:00 öncesi" gibi notlar, asistanın her seferinde size sormadan doğru günü önermesini sağlar.
Bu hafta başlamak için
Bugün son 4 haftanın kontrol ölçümlerini gün gün sayın ve en kalabalık güne gelen danışanların listesini çıkarın. Bu listeden günü esnek olan 4-5 kişiyi işaretleyin. Önümüzdeki hafta her biri kontrolden kalkarken onlara salı ya da çarşamba sabahını önerin, kabul edenlerin randevusunu sabit haftalık randevu olarak hemen takvime yazın.
