Ofiste danışan kapıdan girer, tartıya çıkar, karşınıza oturur. Online görüşmede bunların hiçbiri kendiliğinden olmaz. Saat 19.00 olur, ekranda kimse yoktur. Beş dakika sonra WhatsApp'a "Hocam link hangisiydi?" diye bir mesaj düşer. Görüşme on dakika gecikmeyle başlar, danışan tartıya o sabah çıkmayı unutmuştur ve ödeme "akşam atarım" diye sonraya kalır.
Online danışmanlık bugün birçok diyetisyenin gelirinin büyük kısmını oluşturuyor. Başka şehirden, hatta yurt dışından danışan almak bu sayede mümkün oluyor. Ama online randevular ofisteki randevu düzeniyle yönetilince küçük aksaklıklar her gün birikir ve akşamki son görüşme gecenin onuna sarkar.
Aşağıda online görüşmeleri ofis randevularından ayrı düşünen, ödeme, bağlantı, saat ve ölçüm konularını baştan çözen bir düzen var. Tek başına çalışan diyetisyen de asistanlı ofis de uygulayabilir.
Online görüşmeyi ayrı bir hizmet olarak tanımlayın
Takviminizde "Kontrol" diye tek bir hizmet varsa, o saatin online mı yüz yüze mi olduğunu hatırlamanız gerekir. Asistanınız varsa o da hatırlamak zorunda kalır. Pazartesi sabahı odayı hazırlayıp danışanı beklerken onun aslında Zoom'da olduğunu fark etmek sık yaşanan bir şey.
En basit çözüm, online görüşmeleri listede ayrı hizmetler olarak açmak:
- Online İlk Görüşme (örneğin 50 dakika)
- Online Kontrol Görüşmesi (örneğin 30 dakika)
- Online Paket Görüşmesi (paketin içindeki kontroller için)
Süreleri ofisteki karşılıklarıyla aynı tutmak zorunda değilsiniz. Ofiste ölçüm, bioimpedans ve tartı için ayırdığınız 10 dakika online görüşmede yoktur, ama yerine bağlantı kurma ve ekranda fotoğraf inceleme zamanı gelir. Birkaç hafta tutacağınız kısa bir not, gerçek süreyi gösterir. Diyelim ki online kontroller ortalama 25 dakika sürüyor: hizmeti 30 dakika tanımlamak size nefes payı bırakır.
Hizmetler ayrı olunca takvime bakan herkes hangi saatin ekran başında geçeceğini görür. Bazı diyetisyenler online görüşmeleri haftanın belli akşamlarına toplar. Örneğin salı ve perşembe 18.00'den sonra yalnızca online, öğleden önce yalnızca ofis. Böylece kulaklığınızı takıp aynı oturuşta art arda görüşme yaparsınız ve ofiste bekleyen bir danışanın sesi online görüşmeye karışmaz.
Ödemeyi görüşmeden önce alın
Ofiste danışan çıkarken ödemeyi yapar. Online görüşmede ise kamera kapanınca konuşma biter ve ödeme hatırlatması size kalır. "Havale yaptım" diyen ama dekontu gelmeyen danışanı takip etmek, ayın sonunda hangi görüşmenin ödendiğini çıkarmaya çalışmak ciddi zaman alır.
Online randevularda ödemeyi görüşmeden önce almak hem tahsilatı çözer hem de randevuya bağlılığı artırır. Parasını önceden ödeyen danışan "bugün iş çıktı" diye son dakika vazgeçmeye daha az eğilimlidir. Bunu birkaç şekilde yapabilirsiniz:
- Randevu sırasında kartla ödeme almak (en temiz yol, ayrıca kontrol gerektirmez).
- IBAN verip ödemenin görüşmeden en geç bir gün önce yapılmasını istemek.
- Paket satıyorsanız paketin tamamını başta almak, tek tek görüşme ücreti istememek.
Havaleyle çalışıyorsanız kuralı randevu onayı mesajına yazın: "Ödemeniz görüşmeden bir gün önce saat 18.00'e kadar ulaşmazsa randevu boşa çıkar." Kuralın yazılı olması, sonradan tartışmayı kısaltır.
Planla ile kendi randevu sayfanızı açtığınızda danışan online kontrol saatini kendisi seçer ve ücretin tamamını ya da bir kaporasını kartla öder. Randevu takviminize düşer, siz ayrıca dekont kovalamazsınız.
Bağlantıyı ve hatırlatmayı doğru zamanda gönderin
Online görüşmelerdeki gecikmelerin çoğu bağlantıdan kaynaklanır. Danışan linki üç gün önce aldıysa o mesaj sohbetin altında kaybolmuştur. Görüşmeden beş dakika önce gönderdiyseniz bu kez danışan uygulamayı indirmekle uğraşır.
İşe yarayan sıra şöyle: randevu onayında hangi uygulamayla görüşeceğinizi yazın (Zoom, Google Meet ya da WhatsApp görüntülü arama), bir gün önce hatırlatma gitsin, görüşmeden yaklaşık bir saat önce de bağlantıyı tek başına, kısa bir mesajla gönderin. Her danışana aynı sabit toplantı bağlantısını kullanıyorsanız onu danışan kartına not edin, kopyalayıp yapıştırmak saniyeler sürer.
Bir gün önceki hatırlatmayı elle göndermek, akşam beş online görüşmesi olan bir diyetisyen için her gün yarım saat demektir. Planla bu hatırlatmayı SMS ya da WhatsApp ile kendiliğinden gönderir. Ücretli planlarda hatırlatma sayısı sınırsızdır. Mesaja ofisinizin konumu da eklenir; online danışan için bu bir sorun yaratmaz ama onay mesajınızda görüşmenin online olduğunu açıkça yazmanız iyi olur, yoksa danışan ofise gelmesi gerektiğini düşünebilir.
Yurt dışındaki danışanda saat farkını yazıya dökün
Almanya'da, Hollanda'da ya da İngiltere'de yaşayan danışanlar online danışmanlığın en sadık kitlesi olabiliyor. Sorun saat farkıdır. "Perşembe 20.00" dediğinizde danışan kendi saatine göre mi anladı, sizin saatinize göre mi, bunu görüşme günü öğrenirsiniz.
Avrupa'da saatler ekim ayının son pazarı bir saat geri alınır, Türkiye'de alınmaz. Bu yıl bu değişiklik 25 Ekim'de oluyor. Yani yaz boyunca Almanya'daki danışanla aranızdaki fark bir saatti, artık iki saat. Eylülde "her perşembe 20.00" diye anlaştığınız danışan, kendi saatine göre 18.00'de bağlanmaya alışmışken artık 19.00'u bekleyebilir ya da tam tersi. Mart sonunda fark yine değişir.
Bunun için üç küçük alışkanlık yeterli:
- Danışan kartına yaşadığı şehri ve aradaki saat farkını yazın: "Köln, Türkiye'den 2 saat geri (kışın)".
- Randevu onaylarında saati her zaman iki şekilde verin: "Perşembe 20.00 Türkiye saati, sizin saatinizle 18.00".
- Ekimin son ve martın son haftasında yurt dışındaki danışanlara tek bir kısa mesaj atın: "Saatler değişti, görüşmemiz Türkiye saatiyle yine 20.00."
Ölçümü danışan yapınca nelerin istendiğini netleştirin
Ofiste ölçümü siz yaparsınız, aynı tartı, aynı mezura, aynı saat. Online görüşmede ölçümü danışan yapar ve her seferinde farklı yapabilir. Bir hafta sabah aç karnına tartılır, öbür hafta akşam yemekten sonra. Kilo grafiği zikzak çizer ve görüşmenin yarısı "neden arttı" sorusuna gider.
Online danışanlara ilk görüşmede kısa bir ölçüm talimatı verin ve her kontrolden bir gün önce aynı listeyi hatırlatın. Talimat sabit olursa rakamlar karşılaştırılabilir hale gelir. Danışan ölçümlerini görüşmeden önce gönderirse görüşmeye hazır girersiniz ve 30 dakikanın ilk 10'u rakam yazdırmakla geçmez.
Gelen ölçümleri danışan kartına tarihleriyle not edin. Danışan aynı tartıyı kullanmadığını söylediyse ("annemdeyim, onun tartısıyla tartıldım") bunu da yazın. Üç hafta sonra o haftaki fark sorulduğunda cevap kartta olur.
Bağlanmayan danışan için kuralı önceden koyun
Ofise gelmeyen danışanı genellikle kimse "gelmedi" diye tartışmaz. Online görüşmede ise durum daha bulanıktır: danışan bağlantı kopmuş, link açılmamış ya da yanlış saat olduğunu söyleyebilir. Kural yoksa her seferinde iyi niyetle yeni saat verirsiniz ve haftanın akşamları bu telafilerle dolar.
Kuralınızı randevu onay mesajına ve ilk görüşmede verdiğiniz bilgilendirmeye yazın. Örnek bir kural:
- Danışan 10 dakika içinde bağlanmazsa görüşme yapılmış sayılır.
- Teknik sorun sizden kaynaklanıyorsa görüşme ücretsiz olarak yeni bir saate alınır.
- Görüşmeye en az 24 saat önce haber verilerek yeni saat istenebilir.
- Paketli danışanda bağlanılmayan görüşme paketten düşer.
Kuralı uygularken kayıt tutun. Bağlanmayan danışanı takvimde "gelmedi" olarak işaretlerseniz, birkaç ay sonra kimin sürekli kaçırdığını görürsünüz. Üçüncü kez bağlanmayan bir danışana artık ödemeyi önceden almadan randevu vermemek makul bir karardır.
Sık Sorulan Sorular
Online görüşmenin ücreti ofistekiyle aynı mı olmalı?
Bu sizin kararınız, ortak bir doğru yok. Bazı diyetisyenler ofis kirası ve ölçüm cihazı payı olmadığı için online görüşmeyi biraz daha uygun fiyatlandırır, bazıları ise emeğin aynı olduğunu düşünüp aynı ücreti alır. Önemli olan, iki hizmetin ücretinin ayrı tanımlı olması ve danışanın randevu alırken hangisini seçtiğini bilmesidir.
Online danışanla görüşmeyi WhatsApp görüntülü aramayla yapmak uygun mu?
Birçok danışan için en kolayı budur, çünkü ayrıca bir uygulama kurmaları gerekmez. Ancak ekranda tabak fotoğrafı ya da ölçüm tablosu paylaşacaksanız Zoom veya Google Meet daha rahat olabilir. Hangisini seçerseniz seçin, randevu onayında aynısını yazın ve danışana son dakikada uygulama değiştirtmeyin.
Görüşme öncesi bağlantıyı asistan mı göndermeli?
Asistanınız varsa bu işi ona vermek mantıklıdır, siz bir önceki danışanla görüşürken mesaj atmak zorunda kalmazsınız. Asistan bağlantıyı göndermeli ve danışandan "aldım" cevabını beklemelidir. Cevap gelmezse görüşmeden 15 dakika önce kısa bir arama yapmak, boşa geçecek yarım saati kurtarır.
Yurt dışındaki danışandan ödemeyi nasıl almalıyım?
Yurt dışı kartlarla randevu sırasında ödeme almak havaleden genellikle daha pratiktir, çünkü uluslararası havalede kesintiler ve gecikmeler olabilir. Paket satıyorsanız paketin tamamını başta almak, her görüşmede ayrı tahsilat uğraşını ortadan kaldırır. Hangi yolu seçtiğinizi danışan kartına not edin.
Bu hafta yapabileceğiniz ilk iş, takviminizdeki online görüşmeleri ayrı hizmetler olarak tanımlamak ve yurt dışındaki her danışanın kartına şehrini ve saat farkını yazmak. Ardından onay mesajınızı ödeme, bağlantı ve bağlanmama kuralını içerecek şekilde yeniden düzenleyin. Kendi randevu sayfanızı açıp ödemeyi kartla almayı denemek isterseniz Planla'nın ücretsiz planıyla başlayabilir, hatırlatma ve paket ayrıntıları için https://planla.co/fiyatlar sayfasına bakabilirsiniz.
