Yılbaşı ile ocak başı arasına bir hafta izin koydunuz. Kâğıt üstünde kolay görünüyor: ofis kapanır, siz dinlenirsiniz, sonra kaldığınız yerden devam edersiniz. İşin içine girince öyle olmuyor. İki haftada bir kontrole gelen danışanın randevusu tam izin haftasına denk geliyor, sekiz görüşmelik paketin süresi o hafta dolmak üzere, bir danışan da tatil öncesi "bayramdan, yılbaşından önce son bir ölçüm alalım" diye üç kez yazıyor.
Plansız giden bir izin, dönüşte ilk haftayı taşırır. Herkes aynı günlere sıkışır, kimin kontrolünün ne zaman olduğu karışır, bazı danışanlar da arada kopar ve bir daha aramaz. Aşağıdaki plan, bir haftalık izni dönüşte iki haftalık toparlanmaya çevirmemek için hazırlandı. Yılbaşı için de, yaz izni ya da bayram için de aynı şekilde işler.
İzin tarihini üç hafta önceden kesinleştirin
Kontrol randevuları genelde iki ya da üç hafta arayla verilir. Bu yüzden izin tarihini en az üç hafta önce netleştirmeniz gerekir; daha geç karar verirseniz izin haftasına çoktan randevu vermiş olursunuz. Takvimi açıp o haftaya denk gelen her randevunun listesini çıkarın. Örneğin bir haftalık izinde 18-25 kontrol, 2-3 ilk görüşme ve birkaç online görüşme çıkabilir.
Duyuruyu danışanlara tek tek ve kısa bir mesajla yapın. Instagram hikâyesi ya da ofis kapısına asılan kâğıt yardımcı olur, ama randevusu o haftaya denk gelen danışana ayrıca yazmak gerekir. Mesajda üç şey olsun: ofisin kapalı olduğu tarihler, danışanın mevcut randevusunun ne olacağı ve ona önerdiğiniz yeni tarih. "İzindeyim, sonra konuşalım" gibi bir mesaj, danışanın sizi tekrar aramasını gerektirir ve çoğu aramaz.
Denk gelen kontrolleri öne çekin
İzin haftasındaki kontrolleri iki gruba ayırın. Birinci grup, kilo verme döneminin başında olan ve sık takip isteyen danışanlar. Bunların kontrolünü izinden önceki haftaya alın, böylece izin boyunca uygulayacakları liste ellerinde olur. İkinci grup, düzenli ilerleyen ve koruma dönemindeki danışanlar. Onları dönüş haftasının ikinci yarısına almak çoğu zaman sorun çıkarmaz.
İzinden önceki hafta bu yüzden normalden yoğun olur. Bunu kaldırmanın yolu, o hafta için ilk görüşme almamak. İlk görüşme uzun sürer, 45-60 dakikayı bulur; aynı süreye iki ya da üç kontrol ölçümü sığar. Yeni danışan gelmek isterse ona dönüş haftasından bir tarih verin, zaten izin öncesi başlayıp hemen bir hafta ara vermek onun için de iyi bir başlangıç olmaz.
Kontrol sürelerini de o hafta biraz sıkılaştırabilirsiniz. Normalde 30 dakika ayırdığınız kontrolü 20-25 dakikaya indirip ölçüm, kısa değerlendirme ve yeni liste ile bitirmek mümkün. Uzun sohbeti gerektiren danışanı haftanın başına koyun, enerjiniz yerindeyken.
Paket süresi işleyen danışanları unutmayın
Diyet paketlerinin çoğunda bir kullanım süresi vardır: örneğin sekiz görüşme, üç ay içinde. İzin haftası bu sürenin içine düşüyorsa danışan, sizin kapalı olduğunuz bir hafta yüzünden bir görüşmesini kaybetmiş gibi hisseder. Bunu sonradan tartışmaya açmak yerine baştan çözün: izindeki gün sayısını paketin bitiş tarihine ekleyin ve danışana bunu duyuru mesajında söyleyin.
Bunu bir yere yazmazsanız iki ay sonra hatırlamazsınız. Danışan kartına "Yılbaşı izni nedeniyle paket süresi bir hafta uzatıldı" gibi bir not düşmek yeterli. Planla kullanıyorsanız danışan kartında paketin kaç görüşmesinin kullanıldığı ve kaçının kaldığı zaten görünür; uzatma notunu da aynı karta yazarsınız, asistanınız da açtığında aynı bilgiyi görür.
Paketi tam izin haftasında bitecek danışanlar ayrı bir konu. Bu danışanlara paket yenileme konuşmasını izinden önceki son kontrolde yapın. Dönüşte yeni pakete başlayacaksa ilk randevusunu da o gün yazın; aksi halde iki haftalık boşlukta danışan "ben bir süre kendim devam edeyim" der ve kopar.
İzin boyunca danışana ne vereceğinizi belirleyin
Tatil haftası çoğu danışan için zor haftadır: yılbaşı yemekleri, aile ziyaretleri, düzenin bozulduğu günler. Bu yüzden izinden önceki kontrolde danışana o haftaya özel kısa bir yönlendirme vermek, dönüşte karşılaşacağınız tabloyu değiştirir. Beslenme içeriği sizin uzmanlığınız; burada konu, bunun nasıl organize edileceği.
İzin boyunca mesajlara cevap verip vermeyeceğinize önceden karar verin ve danışana açıkça söyleyin. Üç yol var:
- Hiç cevap vermemek ve bunu duyuruda yazmak. Dinlenmek istiyorsanız en temizi budur.
- Günde bir kez, belli bir saatte mesajlara bakmak. Örneğin her akşam 20.00'de 15 dakika.
- İzin haftasının ortasına, isteyen danışanlar için iki-üç kısa online kontrol koymak.
Hangisini seçerseniz seçin, WhatsApp'a otomatik yanıt koyun: kapalı olduğunuz tarihler, ne zaman döneceğiniz ve acil bir durumda ne yapılacağı. Danışan cevap alamadığında küser; cevabın ne zaman geleceğini bildiğinde beklemeye razı olur.
Randevu sayfasını ve hatırlatmaları kapatın
Online randevu sayfanız varsa izin günlerini mutlaka kapatın. Yoksa izin haftasında oturduğunuz kafede telefonunuza yeni bir ilk görüşme bildirimi düşer ve o danışanı bir şekilde başka bir güne taşımak size kalır. Planla'da izin günlerini zaman bloklama ile kapatırsınız; o saatler randevu sayfasında görünmez, danışan da o güne randevu alamaz.
Kapatırken dönüş gününü de düşünün. İzinden döndüğünüz sabah ofise erken gelemeyebilirsiniz, bavul açılacak, ofis havalandırılacak, birikmiş mesajlar okunacak. İlk günün sabahını 11.00'e kadar kapalı tutmak, günü telaşsız başlatır.
Taşıdığınız randevuların hatırlatmalarını da kontrol edin. Otomatik hatırlatma kullanıyorsanız, eski tarihli bir randevuyu silmeyi unuttuğunuzda danışana yanlış günün mesajı gidebilir. İzin haftasına baktığınızda takvimde hiçbir randevu kalmamış olmalı.
Dönüş haftasını izinden önce kurun
Dönüş haftası, izinden önceki haftanın tersi gibi çalışır. İzin haftasından taşınan kontroller, yılbaşı sonrası "yeniden başlayalım" diyen eski danışanlar ve yeni ilk görüşmeler aynı günlere yığılır. Bunu dönüşte çözmeye çalışırsanız ilk iki gününüz telefonla geçer.
Bu yüzden dönüş haftasının takvimini izinden önceki son gün kurun. Taşınan her kontrolün yeni saatini yazın, ilk görüşmelere haftada en fazla belli sayıda yer ayırın, kalan saatleri eski danışanların geri dönüşüne bırakın. Örneğin dönüş haftasında günde iki ilk görüşme yeri yeterli olabilir; kalanı kontrollere ayrılır.
Yılbaşı sonrası eski danışanların geri dönmesi her yıl görülen bir durum. Geçen yıl çalışıp sonra bırakan danışanların listesini izinden önce hazırlarsanız, dönüşte onlara kısa bir mesaj atmak birkaç dakika sürer. Bu danışanlar yeni danışana göre daha kolay başlar, çünkü kartında geçmiş ölçümleri ve notları zaten vardır.
Dönüşün ilk gününe danışan koymadan önce kendinize bir saat ayırın: birikmiş mesajlara cevap verin, takvimi gözden geçirin, o haftanın hatırlatmalarının doğru tarihlere gittiğine bakın. İzinden önce kurduğunuz plan, bu bir saatte küçük düzeltmelerle oturur.
Sık Sorulan Sorular
İzin haftasına denk gelen kontrolü danışan ertelemek istemezse ne yapmalı?
Ona izinden önceki haftadan iki farklı saat önerin, biri akşama yakın olsun. Kabul etmezse dönüş haftasının ilk gününe yazın ve aradaki boşluk için yazılı bir yönlendirme bırakın. Danışan seçeneklerinin önceden düşünüldüğünü görünce çoğu zaman uyum sağlar.
Paket süresini uzatmak her danışan için gerekli mi?
Paketin kullanım süresi izin haftasını kapsıyorsa evet, uzatmak adil olur. Süresi izinden çok sonra bitecek ve görüşmelerini rahatça kullanabilecek danışan için genelde gerekmez. Yine de kararınızı kartına not edin ki ileride soran olursa cevabınız hazır olsun.
Asistanım izindeyken ofiste kalacaksa randevu almaya devam etsin mi?
Asistan dönüş haftası için ilk görüşme ve kontrol randevusu alabilir, ama yalnızca sizin önceden açtığınız saatlere. Hangi günlerin hangi işe ayrıldığını izinden önce birlikte belirleyin. Ölçüm ve değerlendirme gerektiren bir soru gelirse dönüşünüzü beklemesini söyleyin.
İzin duyurusunu Instagram'da yapmak yeterli olur mu?
Yeni gelecek danışanlar için işe yarar, ama randevusu olan danışanlar hikâyeyi görmeyebilir. Randevusu izin haftasına denk gelen herkese ayrıca mesaj atın ve yeni tarihini o mesajda verin. Instagram duyurusu bunun yanında ek bir hatırlatma olarak kalsın.
Bir sonraki izniniz hangi haftaysa, bugün takviminizi o haftaya kadar ileri alın ve denk gelen randevuları bir kâğıda yazın. Duyuru mesajını o listeye göre hazırlamak 20 dakikanızı alır.
