Ofisin anahtarını aldığınız hafta takvim çoğunlukla boştur. Tartı yerine oturmuş, vücut analiz cihazının kablosu çekilmiş, masada yeni bir defter duruyor. İlk danışanlar da genelde tanıdıklardan, eski iş yerinden ya da Instagram'da paylaştığınız açılış gönderisinden gelir.
Bu dönemde iki hata çok sık yapılır. Birincisi, her gelen talebe "ne zaman isterseniz" diye cevap verip daha ilk aydan pazar sabahına, akşam dokuza randevu yazmaktır. İkincisi, ilk görüşmeye gelen danışanı kontrol tarihi vermeden göndermektir. İkisi de ilk haftalarda zararsız görünür, üçüncü ayda ise dağınık bir takvim ve geri dönmeyen danışanlar olarak karşınıza çıkar.
Aşağıdaki öneriler ofisini yeni açan, çoğu zaman tek başına çalışan diyetisyen için. Amaç, takvim dolmadan önce düzeni kurmak; böylece dolmaya başladığında hiçbir şeyi baştan değiştirmek zorunda kalmazsınız.
Hizmetleri ve sürelerini açılıştan önce yazın
İlk iş, ofiste vereceğiniz hizmetlerin listesini çıkarmak. Diyetisyen ofisinde bu liste genelde kısadır: ilk görüşme ve ölçüm, yüz yüze kontrol, online kontrol ve bir ya da iki diyet paketi. Liste kısa olsa da her kalemin süresi farklıdır ve takvim bu sürelere göre şekillenir.
İlk görüşme, anamnez, ölçüm ve ilk planın anlatılmasıyla birlikte çoğu ofiste 45-60 dakika sürer. Kontrol görüşmesi ise tartı, kısa bir değerlendirme ve listenin güncellenmesiyle 20-30 dakikaya sığar. Bu iki süreyi aynı kutuya koyarsanız ya ilk görüşmeler sıkışır ya da kontrollerden sonra boş yarım saatler kalır.
Süreleri belirlerken kendi hızınızı hesaba katın. Yeni başladığınızda ilk görüşmeler biraz uzun sürer, çünkü her soruyu dikkatle soruyor, notları özenle yazıyorsunuz. İlk ay için ilk görüşmeye 60 dakika ayırmak, ileride 45'e indirmekten daha rahattır.
Çalışma saatlerini istediğiniz düzene göre kurun
Boş takvime bakınca her saati açmak cazip gelir. Oysa ilk danışanlarınız size hangi saatte geldiyse, kontrollerine de o saatte gelmek ister. Pazar öğleden sonra ilk görüşmeye gelen bir danışan, üç ay boyunca her iki haftada bir pazar günü kontrol ister.
Bu yüzden haftanızı açılıştan önce kâğıt üzerinde kurun. Örneğin şöyle bir düzen düşünülebilir:
- Salı ve perşembe akşamları 20:00'ye kadar açık, çalışanlar için.
- Çarşamba öğleden sonra yalnızca online görüşme.
- Cumartesi sabah 10:00-14:00 arası yüz yüze görüşme, öğleden sonra kapalı.
- Pazartesi sabahı ilk iki saat kapalı, hafta sonu gelen mesajlara ve listelere ayrılmış.
Bu düzen size göre değişir; önemli olan bir düzen olması. Danışana "cumartesi 14:00'ten sonra çalışmıyorum" demek, ilk ayda söylendiğinde kolaydır. Altıncı ayda, alışmış bir danışana söylemek çok daha zordur.
Öğle arasını ve liste hazırlama saatlerini de takvimde kapatın. Diyetisyenin işi görüşmeyle bitmez; ilk görüşmeden sonra kişiye özel plan yazmak çoğu zaman en az yarım saat alır. Bu süre takvimde yer almazsa akşam eve iş götürürsünüz.
İlk danışanlar nereden gelir, randevuya nasıl döner
Yeni ofise ilk danışanlar genelde birkaç kaynaktan gelir: aile ve arkadaş çevresi, eski çalıştığınız klinik ya da hastaneden tanıyanlar, yakındaki spor salonları ve pilates stüdyoları, Instagram ve Google Haritalar'daki işletme kaydınız. Bu kaynakların hepsinde kişi önce bir mesaj atar ya da arar: "Ücret ne kadar, cumartesi müsait misiniz?"
Bu soruya her seferinde tek tek cevap yazmak, danışan sayısı azken bile vakit alır. Üstelik danışanın aklındaki soru "uygun saat hangisi" sorusudur ve bunu en hızlı cevaplayan şey boş saatleri gösteren bir randevu sayfasıdır. Sayfada hizmetler, süreler ve ücretler yazdığında "ilk görüşme ne kadar sürer" sorusu da kendiliğinden kalkar.
Planla ile ofisinize özel bir randevu sayfası açabilir, bağlantısını Instagram profilinize koyabilirsiniz. Danışan boş saatleri görür, ilk görüşmesini kendisi alır; saatler, tanımladığınız hizmet süresine ve çalışma saatlerinize göre hesaplanır. Kapattığınız cumartesi öğleden sonrası sayfada hiç görünmez.
Spor salonu ve stüdyolarla konuşurken de aynı bağlantıyı verin. Salon sahibi bir üyesine "şu diyetisyene git" dediğinde, telefon numarası yerine bağlantıyı göndermesi daha kolaydır. Kartvizitin arkasına da bağlantıya giden bir QR kod koyabilirsiniz.
İlk görüşmenin sonunda kontrol tarihini masada verin
Yeni ofislerde en çok kaybedilen danışan, ilk görüşmeye gelip bir daha görünmeyen danışandır. Çoğu zaman bunun sebebi memnuniyetsizlik olmaz. Görüşme biter, "iki hafta sonra görüşelim" denir, danışan "ben yazarım" der ve iki hafta sonra işler araya girer.
Bunun önüne geçmenin yolu basittir: kontrol tarihini danışan henüz karşınızdayken takvime yazmak. Ölçüm bittikten, liste anlatıldıktan sonra takvimi açıp "on dört gün sonrası salıya denk geliyor, 18:30 olur mu?" diye sorun. Danışan saati orada kabul ederse, o randevu artık sizin değil onun takvimindedir.
Kontrol yaklaştığında bir hatırlatma gitmesi de bu düzeni tamamlar. Planla'nın ücretli planlarında hatırlatmalar SMS veya WhatsApp'tan kendiliğinden gider, mesaja ofisin konumu da eklenir. Yeni ofiste bu konum bilgisi ayrıca işe yarar, çünkü ilk kez gelen danışan binayı bulmakta zorlanabilir.
Paket satıyorsanız, paketin ilk görüşmesinde bütün kontrolleri birden takvime yazmak da bir yöntemdir. Örneğin altı görüşmelik bir pakette, iki haftada bir olmak üzere sonraki beş tarihi o gün belirlersiniz. Danışan bir tarihi değiştirmek isterse değiştirir, ama boşluk oluşmaz.
İlk ayın takvimini nasıl okursunuz
Ay sonunda geriye dönüp takvime bakın. Bu dönemde aradığınız şey ciro olmaz; aradığınız, hangi saatlerin dolduğu ve ilk görüşmeye gelenlerin kaçının ikinci randevuya döndüğüdür. Bu iki bilgi, ikinci ayın planını belirler.
Doluluğu hesaplamak için süreleri toplamak yeter. Diyelim ki haftada 20 saat açıksınız ve bir haftada 4 ilk görüşme ile 12 kontrol yaptınız.
Bu örnekte haftanın yarısı boş geçmiş olur. Yeni bir ofis için bu şaşırtıcı değildir. Asıl bakmanız gereken, dolu olan 10 saatin nereye toplandığıdır. Eğer salı ve perşembe akşamları doluyor, çarşamba sabahları hiç randevu gelmiyorsa, çarşamba sabahını kapatıp o saatleri liste hazırlamaya ya da online görüşmeye ayırabilirsiniz.
İkinci randevuya dönmeyen danışanları da ayrı bir listeye yazın. Bu listedeki kişileri bir kez arayıp "kontrol tarihinizi birlikte belirleyelim mi?" diye sormak, yeni danışan bulmaktan çoğu zaman daha kolaydır. Aramadan önce danışanın ilk görüşme notlarına göz atın ki konuşma genel bir hatır sorma gibi kalmasın.
Boş saatlerde ne yapılır
Açılışın ilk haftalarında takvimde bolca boşluk olur. Bu boşlukları indirimle doldurmaya çalışmak ilk akla gelen yoldur, ama dikkatli olmak gerekir. Açılışa özel indirimi ilk görüşmeyle sınırlı tutun ve bitiş tarihini baştan söyleyin. Paket fiyatlarını açılışta düşürürseniz, sonraki aylarda normal fiyata dönmek zorlaşır.
Boş saatleri ofisin altyapısına ayırmak daha kalıcı bir yatırımdır. Bu saatlerde yapılabilecek birkaç iş:
- Sık kullandığınız liste şablonlarını hazırlamak, böylece ilk görüşme sonrası yazma süresi kısalır.
- Yakındaki spor salonu, pilates stüdyosu ve eczanelerle tanışmaya gitmek.
- Google Haritalar kaydını, çalışma saatlerini ve fotoğrafları güncellemek.
- Danışan kartlarına ilk görüşmede eksik kalan bilgileri işlemek.
Bir de şu var: boş saatleri randevu sayfasından gizlemeyin. Danışan sayfayı açtığında çok fazla boş saat görürse ofisin yeni olduğunu anlar, bunda bir sakınca yoktur. Asıl sakıncalı olan, danışanın uygun saat bulamayıp vazgeçmesidir.
Sık Sorulan Sorular
Yeni ofiste online görüşmeyi de baştan açmalı mıyım?
Açabilirsiniz, ama ayrı bir hizmet ve ayrı saatlerle. Online görüşmeyi yüz yüze randevuların arasına serpiştirirseniz bir danışanın ölçümünü yapıp hemen ardından kamera başına geçmek zorunda kalırsınız. Haftada bir yarım günü online görüşmeye ayırmak çoğu yeni ofis için yeterlidir.
Danışan sayım çok azken randevu programına gerek var mı?
Az danışanla çalışırken en büyük risk, kontrol tarihlerinin unutulmasıdır ve bunu defter de, program da çözebilir. Program kullanmayı düşünüyorsanız düzeni baştan kurmak, sonradan defterdeki kayıtları aktarmaktan kolaydır. Planla'nın ücretsiz planında ayda 30 randevu, 3 hizmet ve online randevu sayfası vardır; ancak bu planda SMS ve WhatsApp hatırlatması yoktur. Ücretli planların güncel fiyatları fiyatlar sayfasında yazar.
Tanıdıklardan ücret almalı mıyım?
Bu sizin kararınız, ama tanıdıkları da takvime normal danışan gibi yazmak işinizi kolaylaştırır. Ücretsiz ya da indirimli gelen tanıdık danışan, kontrol randevusunu daha kolay erteler. Ücret alsanız da almasanız da, onlara da kontrol tarihini masada verin.
İlk görüşmeye gelmeyen danışana ne yapmalıyım?
Aynı gün kısa bir mesajla yeni bir saat önerin, ısrar etmeyin. Yeni ofiste gelmeyen danışan sayısı birkaç kişiyi geçmeye başlarsa, ilk görüşme için hatırlatma göndermeyi ve iptal kuralınızı randevu sayfasına yazmayı düşünün.
İlk adım olarak bu hafta haftalık çalışma düzeninizi bir kâğıda yazın: hangi günler açık, hangi saatler online, hangi saatler liste hazırlamaya ayrılmış. Sonra bu düzeni takvime işleyip randevu bağlantısını Instagram profilinize koyun.
